Urenregistratie, welk programma kies je best (niet)?

Tijdregistratie in een notendop

1. Urenregistratie is meer dan werkuren noteren. Het is vooral nuttig om de tijd waarover je bedrijf en je medewerkers beschikken, zo zinvol mogelijk in te vullen.

2. Tijdsregistratie kan je zowel digitaal als analoog doen. Beide manieren hebben voor- en nadelen. 

3. Bij de keuze voor software voor urenregistratie moet je rekening houden met de werkelijke noden van je bedrijf.

Laat ons beginnen bij het begin. En dat is lang voordat er sprake was van computers en smartphones… 

Je werkuren noteren met pen en papier

Pen en papier zijn de eenvoudigste manier om je tijd te noteren en te visualiseren. Een uitgeprint schema ophangen heeft zijn nut. Zelfs, of vooral, in het digitale tijdperk. 

Voordelen van tijdsregistratie op papier

1. Een papieren kalender aan een kantoor muur, of in je thuis werkomgeving is een uitstekende manier om de grote lijnen en planning nooit uit het oog te verliezen. Dat is met software niet altijd evident.

2. Werkt je team aan meerdere projecten? Dan is een papieren schema ideaal om iedereen snel een overzicht te geven van wat er gaande is in je bedrijf. Het helpt om de focus te bewaren.

Tijd zelf is niet analoog of digitaal

Nadelen van analoge tijdsregistratie

1. Pen en papier zijn een goed idee om de grote lijnen zichtbaar te maken, maar het is allesbehalve de ideale manier om je uren te noteren. Een papiertje raakt snel verloren. 

2. Bovendien vergeet je snel om je begin- en eindtijd te noteren wanneer je van taken of projecten wisselt. 

3. Pen en papier lijken een goedkope vorm van urenregistratie. Tot je al die informatie ook wil gebruiken om bijvoorbeeld te voldoen aan de aankomende verplichte e-invoicing in Vlaanderen. Of om je volgende project in te plannen op basis van de tijd die je aan een gelijkaardig project hebt besteed.  

4. Als je alle papieren tijdschema’s van je personeel moet verzamelen, ontcijferen en archiveren, verlies je heel wat kostbare tijd.

5. Tussentijdse evaluaties zijn bijna onmogelijk met een papieren administratie. Heb je bijvoorbeeld een project gebudgetteerd op 150 uren, verdeeld over 4 mensen, dan is analoge urenregistratie een hel voor efficiënt projectbeheer.

Conclusie: Papieren kalenders en planningen zijn zinvol. Voor een vlot projectbeheer en het registreren van uren, is deze optie echter enkel geschikt voor freelancers. 

Urenregistratie met Excel

Spreadsheet software, zoals Excel en Google Sheets zijn onmisbare werkpaarden in bedrijven. Ook voor het registreren van uren kan je ze inzetten. 

Voordelen van Excel tijdregistratie

1. Je betaalt sowieso al een licentie voor Office Software. Zonder extra financiële investering, kan je het inzetten als software voor urenregistratie.  

2. Werkbladen zijn een grote stap voorwaarts in vergelijking met je tijd noteren op papier. Je bespaart extra tijd omdat je niet alles hoeft over te typen en blanco templates uit te printen.

3. Er bestaan tal van urenregistratie templates voor Excel. Sommige zijn betalend, andere gratis. Of je kan natuurlijk zelf ook een werkblad maken dat voldoet aan jouw specifieke behoeften.

Excel is de klusjesman in de software wereld

Nadelen van Excel als urenregistratie programma

1. De grootste sterkte van Excel is tegelijkertijd ook de grootste zwakte. Het is een programma waarmee je ongeveer je volledige bedrijfsadministratie kan beheren. Helaas houdt dat ook in dat je moet inboeten op gebruiksgemak. 

2. Als je werknemers toegang hebben tot alle functies in je Excel urenregistratie bestanden, is de kans groot dat er ergens wel iets fout loopt. Een Excel sheet kan per ongeluk gedeletet worden. De koppeling met andere werkbladen kan verbroken worden. Of een verkeerde formule kan tot foute totaaltijden leiden. Hetzelfde geldt overigens voor bijvoorbeeld offertes die je met Excel maakt.

3. Urenregistratie is een klein onderdeel van administratie. Je kan dan wel werkbladen aan elkaar koppelen, maar het wordt al snel ingewikkeld (en onbetrouwbaar) als je Excel tijdregistratie bestanden ook wil gebruiken voor offertes, facturatie of projectbeheer.

Conclusie: Werkbladen zijn een belangrijk onderdeel van standaard bedrijfssoftware. Dat wil echter niet zeggen dat Excel een ideaal programma is voor urenregistratie voor kleine en grotere teams. 

Urenregistratie software

Urenregistratie software is voor kmo’s een veel betere optie dan werkbladen. Natuurlijk zijn niet alle software pakketten hetzelfde, maar in het algemeen hebben ze wel dezelfde voor- en nadelen.

Nadelen van software voor urenregistratie

1. Je dient een extra softwarepakket aan te schaffen. Eventueel kan je ook een gratis programma gebruiken, op voorwaarde dat het jou niet beperkt of een extra last betekent op ander gebied. Daarover verderop iets meer. 

2. Je personeel moet de nieuwe software leren gebruiken. 

Software om je uren bij te houden heeft geen zin als je enkel tijd registreert

Voordelen van urenregistratie software

1. Software die is ontwikkeld voor één bepaalde taak, is vaak veel efficiënter dan kantoorsoftware, zoals Excel.  Goede tijdregistratie software heeft veel ingebouwde functies waarvan je misschien niet eens wist dat je ze nodig had.

2. Er komt heel wat bij kijken om iets ogenschijnlijk eenvoudig als urenregistratie software optimaal te doen werken. Analyse van behoeften en mogelijkheden, ontwikkelen, design, inbouwen van gebruiksvriendelijkheid tot testen… het zijn allemaal stappen die je kan overslaan als je de juiste software kiest. 

3. Er bestaat een groot aanbod van software om uren te registreren. Er bestaat zeker een oplossing die perfect aan jouw behoeften voldoet.

Conclusie: Specifieke software voor urenregistratie kan je onderneming een voorsprong geven. De prijs die je ervoor betaalt, haal je er uit met tijdswinst. 

Waaraan moet urenregistratie software voldoen?

Elke bedrijf is anders. Daarom is het belangrijk (en uitdagend) dat je bij de keuze van urenregistratie software rekening houdt met wat jij nodig hebt. 

Om je te helpen jouw noden beter te kunnen inschatten, geven we je hier een kort overzicht van wat goede urenregistratie software inhoudt.

Datum uitvoering taken

Ook al werk je over een lange periode op een project, je wil absoluut bijhouden wat je op welke dag gedaan hebt. Een kalender, zoals die van Google, is in dat opzicht een groot nadeel tegenover urenregistratie software.

Opdrachtgever

Werk je voor meerdere opdrachtgevers tegelijkertijd? Dan is het nuttig om te weten hoeveel tijd je gewerkt hebt voor elke klant. Bepaalde periodes kan dat voor 1 zijn, maar op sommige dagen werk je voor meerdere klanten.

Het nut van een klantenbestand komt tot zijn volle uiting, als je urenregistratie software de gegevens snel en foutloos kan inladen. 

Nauwkeurige tijdsduur registreren

Als verantwoordelijke van een team is het belangrijk dat je beschikt over correcte tijdsregistratie. 

Nauwkeurig wil echter niet zeggen dat je elke seconde van de werktijd moet (laten) registreren. Maar als je alle tijd voor een taak, project, of klant, optelt voor een langere periode, kan dat een groot verschil maken. 

• Waarmee verlies je het meeste tijd? (En is er dus ruimte voor optimalisatie en bijsturen)

• Welke opdrachten zijn het meest rendabel op het gebied van tijd/omzet/winst? (En kunnen je bedrijf sneller doen groeien)

• Welk team, of welke medewerker heeft nood aan timemanagement begeleiding? (En kan met een duwtje in de rug productiever worden).

Als je klanten bovendien weten dat jij en je team alle tijd voor hen correct registreert, wekt dat vertrouwen van hun kant. 

Op taak niveau

Hoeveel tijd besteedt jouw team aan deeltaken van een project? Deze informatie helpt je om o.a. 

• Een gedetailleerd subtotaal van je factuur te berekenen. 

• Volgende projecten en je planning, of zelfs een heus projectplan, beter op te stellen. 

• Offertes te maken die zullen leiden tot winst. 

• Eventueel de taakverdeling binnen je team te reorganiseren. 

Urenregistratie per personeelslid

Urenregistratie maakt deel uit van een bedrijfscultuur. Als je sommige medewerkers wel en anderen niet hun uren laat noteren, wek je spanningen op. Dat moet je vermijden.

Een gezondere aanpak is om je personeel te informeren waarom je dit doet. Als je beweegredenen puur controle is, dan loopt het gegarandeerd fout.

Maar als je jouw teamleden laat inzien dat heel het bedrijf hiermee wint, dan is de bereidwilligheid groter om systematisch op de tijdsregistratie knop te klikken.

Factureerbare uren of niet

In goede urenregistratie software kan je een onderscheid maken tussen factureerbare uren en niet-factureerbare uren.

Met één klik kan je in goede urenregistratie software, zoals CoManage, snel je keuze maken.

Dankzij een handig overzicht kun je snel zien

• hoeveel uren je nog niet, of al wel hebt gefactureerd. 

• hoeveel procent van je tijd besteed is aan projecten

Tijdmachine

Urenregistratie software kan je misschien nog het best vergelijken met een extern geheugen. Een tijdmachine die alle details van uren voor jouw bedrijf bewaart.

Deze informatie maakt het eenvoudiger om je rendabiliteit te analyseren en bij te sturen waar mogelijk en nodig. 

Timer tijdregistratie en import/export

Een laatste kenmerk van goede tijdregistratie software is een ingebouwde timer. Je hebt geen extra hulpmiddelen nodig. Enkel een klik om de tijd te starten en te stoppen.

Toch is het handig om ook te beschikken over de mogelijkheid om uurprestaties in bulk te importeren, of te exporteren naar een bestand.

We vermeldden al dat Excel niet het beste programma is voor tijdsregistratie. De export en import daarentegen zijn voor een deel van de 1500 tevreden CoManage gebruikers wel handig om bijvoorbeeld

• de HR-afdeling een overzicht te bezorgen van gepresteerde uren.

• data uit het verleden snel in te voeren bij de overschakeling van Excel naar een degelijk urenregistratie programma.

Conclusie

Urenregistratie is belangrijk om jouw tijd en die van je medewerkers bij te houden. 

Het is de enige manier om je planning en productiviteit nauwkeurig te analyseren en vervolgens te optimaliseren.

Er zijn verschillende manieren om je uren te registreren. Urenregistratie software is je beste optie. Bij de keuze van een programma hou je best rekening met de noden van jouw bedrijf en team. 

Indien mogelijk, kies voor software die verbonden is met je andere administratieve taken. Dit helpt je aanzienlijk om nog efficiënter te zijn.