Alternatief voor Billit? - Ondernemen is meer dan factureren

Laatste update: 25 juni 2024

De informatie op deze pagina is recent. Als er grote wijzigingen gebeuren bij Billit of CoManage passen we de inhoud aan.

Inhoud

• Billit is een facturatietool, CoManage biedt meer

• Offertes zijn geen inkomsten

• Time IS money

• Betaalbaar alternatief voor Billit

• Duur contract Billit versus CoManage

• Updates van facturatie software

• Gebruiksvriendelijkheid

• Conclusie: is CoManage een goed alternatief voor Billit

Billit is vooral een facturatietool, CoManage biedt meer

Op het eerste gezicht lijkt het alsof je in Billit veel meer kan dan met CoManage. Maar dat is misleidend omdat de menu’s er anders uitzien.

Bestelbonnen en offertes, bijvoorbeeld, krijgen in CoManage een aparte plaats in het menu.

Waarom? Dat lees je hieronder.

Offertes zijn geen inkomsten

In zowel CoManage als Billit kan je offertes opmaken en deze met 1 klik omzetten naar een factuur.

Bij Billit vind je offertes terug onder het hoofditem Inkomsten. Dat is een keuze die natuurlijk gedreven is door design.

Als ondernemer weet je echter maar al te goed dat offertes geen synoniem zijn van inkomsten. Ze zijn een belangrijke springplank naar opdrachten en nieuwe klanten.

Je offertes verdienen 100% van jouw aandacht

Daarom zijn ze in CoManage opgenomen als een apart item in het menu. Klik je hierop, dan krijg je meteen een duidelijk overzicht van jouw potentiële inkomsten.

Cijfers spreken boekdelen, maar daarnaast leveren ze jou vooral inzichten op over:

• hoe efficiënt jouw verkoop verloopt in een bepaalde periode

• hoeveel geld je op de tafel laat liggen (Openstaand bedrag offertes)

• hoeveel potentiële omzet door je vingers zijn geglipt (Geweigerde en vervallen offertes)

Ook bestelbonnen maken, is een tussenstap naar een factuur. Vandaar dat je ze in CoManage niet onder inkomsten vindt zoals bij Billit wel het geval is.

Dit lijken misschien vergezochte details.

Maar als je dieper graaft in wat je met beide programma’s kan doen, dan ontdek je snel nog meer verschillen die op het succes van jouw onderneming een grote impact kunnen hebben.

Time IS money

Als ondernemer bewaak je beter jouw tijd en die van je teamleden.

Uit ons ondernemersonderzoek van 2022 is duidelijk geworden dat niet elke ondernemer een uurtarief hanteert.

Daarnaast is niet elke klant bereid om werken in regie te laten uitvoeren.

Toch is het belangrijk dat je een duidelijk beeld hebt over wat er met jouw beperkte tijd gebeurt.

In Billit ontbreken twee handige functies die daarentegen wel in 2 van de 3 CoManage pakketten inbegrepen zijn:

• Urenregistratie: hoeveel tijd besteed je aan een klant, opdracht?

• Projectbeheer: zit je op schema en heb je wel of geen ruimte om nieuwe opdrachten aan te nemen?

De minimale investering voor de extra mogelijkheden om jouw efficiëntie bij te houden, betaalt zichzelf terug.

• Geregistreerde uren kan je snel in een factuur in rekening brengen.

• Je wint extra tijd omdat je alles rechtstreeks in CoManage kan doen in plaats van te wennen aan en te wisselen tussen verschillende tools om gegevens, zoals die van je klanten, over te brengen.

Hiermee zijn we aanbeland aan het volgende vergelijkingspunt tussen Billit en CoManage: de prijs.

Betaalbaar alternatief voor Billit

De prijs is een belangrijke factor bij de keuze van facturatie software. Ook op dat gebied verschillen Billit en CoManage.

• Actuele prijzen voor Billit

• Actuele prijzen voor CoManage

Beide programma’s bieden verschillende pakketten en mogelijkheden aan.

Dat maakt het onmogelijk om te bepalen welk programma relatief gezien het duurste of goedkoopste is.

Het Billit tarief is bepaald door 4 parameters

1. In elk Billit pakket staat een beperking op het aantal facturen per maand. Verstuur, of ontvang je er meer dan in je gekozen pakket is inbegrepen, dan betaal je een extra kost. Opgelet: uit de kleine lettertjes blijkt dat ook aankoopfacturen, bonnetjes en creditnota’s meetellen in het totaal aantal maandelijkse facturen.

2. De functies, of m.a.w.: wat kan je met het programma eigenlijk doen? Hierover is de website van Billit eerder vaag. Je moet je eigenlijk registreren om daarna uit te zoeken wat je precies allemaal kan en niet kan.

3. Koppelingen met andere software. Dit is alleen mogelijk vanaf het betalend pakket.

4. Het aantal gebruikers. Per extra gebruiker betaal je 5 euro per maand.

In het gratis pakket zitten 25 facturen per maand inbegrepen. Is dat veel of weinig?

Uit het eerder vermelde onderzoek onder ondernemers blijkt dat laag te zijn. Zeker als je weet dat de grafiek hieronder alleen over verkoopfacturen gaat. Bij Billit tellen aankoopfacturen ook mee in het totaal en dan zit je al heel snel aan 25 facturen.

Het tarief voor CoManage hangt af van 2 parameters

Bij CoManage is het verschil tussen de formules duidelijker. Er zijn slechts 2 parameters.

1. Functies. Met de goedkoopste Starter formule kan je een onbeperkt aantal facturen, bestelbonnen, creditnota’s en offertes versturen. Tijdregistratie en onbeperkt projectbeheer zijn extra’s bij de iets duurdere pakketten.

2. Aantal gebruikers. Wil je samenwerken met meerdere personen in CoManage? Dan betaal je hiervoor een bedrag dat per pakket verschilt. In het Starterspakket bedraagt dit 7,50 euro per gebruiker, per maand.

Conclusie: Het gratis Billit pakket is ideaal als je weinig inkoop- en verkoopfacturen per maand hebt en alleen een tool nodig hebt om facturen te maken. Dit lijkt dan vooral voor mensen met een bijberoep interessant.

Als je de prijzen dan gaat vergelijken, dan komt het eigenlijk op het volgende neer:

Uitleg bij bovenstaande tabel: We hebben nu de pakketten van Billit qua prijs vergeleken met CoManage. Daarbij pakken we de Starter prijzen van CoManage aangezien tijdregistratie en projectenbeheer niet in Billit zitten. Je ziet dat je bij een jaarprijs bij Billit vanaf pakket twee eigenlijk al de prijs van CoManage overstijgt. De extra teamleden blijven bij Billit en CoManage vanaf pakket 2 dezelfde prijs, dus deze tonen we niet meer. Wanneer je dus meer documenten verwerkt dan 50, dan ga je daar dus bij Billit qua maandprijs en jaarprijs sterk overheen. Bij CoManage blijf je gewoon dezelfde prijs betalen bij het verwerken van meerdere documenten. Enkel voor het inscannen en herkennen van aankoopfacturen betaal je bij CoManage €0,20 per document verwerking.

Duur contract Billit versus CoManage

Bij het sluiten van een software overeenkomst letten weinig ondernemers op de contractduur. Deze fout kan je echter… duur te staan komen.

• Zowel CoManage als Billit kan je op elk ogenblik opzeggen.

• Bovendien wordt je contract in beide tools niet stilzwijgend verlengd, zoals dat bij Striktly bijvoorbeeld wel het geval is.

CoManage en Billit bieden ondernemers op dat gebied geen onprettige verrassingen. Toch zijn er een aantal subtiele verschillen die de moeite zijn om te vermelden.

Gratis proefperiode

Billit biedt een gratis pakket aan, bij CoManage kan je een gratis proefperiode starten, zonder dat je kredietkaart gegevens hoeft in te vullen.

Als je proefperiode afgelopen is, wordt deze bij CoManage niet automatisch omgezet naar een betalend account. Bij Billit is dat wel het geval.

Maand- of jaar abonnement

Bij elk CoManage pakket kan je kiezen tussen een maandelijks of jaarlijks abonnement.

Bij het Billit Start pakket kan je alleen kiezen voor een jaarabonnement. Gelukkig ontvang je hiervoor maar 1 aankoopfactuur, zodat dit jouw quota voor het aantal facturen (25 per maand) niet in het gedrang brengt.

Gratis periode bij jaar abonnement

Als je eender welk CoManage pakket voor 1 jaar kiest, krijg je 2 maanden gratis gebruik als teken van dank.

Bij Billit is dat slechts 1 maand en dit geldt bovendien alleen voor het Premium pakket.

Conclusie: CoManage en Billit hanteren schappelijke prijzen. Door de grote verschillen in de keuzes die je moet maken, is het quasi onmogelijk te bepalen welk programma het duurste is.

Updates van facturatie software

Zowel Billit als CoManage zijn voortdurend in ontwikkeling. Via een zogenaamde “changelog” webpagina kan de buitenwereld meteen zien wat de laatste veranderingen zijn. En wanneer deze ingepland, of uitgevoerd zijn.

In 2022 waren er

• 16 updates in CoManage. Bekijk de recentste verbeteringen in CoManage

• Billit voerde er 12 uit. Bekijk de recentste veranderingen in Billit.

De hoeveelheid wijzigingen zegt weinig meer dan dat zowel Billit als CoManage rekening houden met twee belangrijke zaken:

1. De noden en wensen van de gebruikers van de tool.

2. Veranderingen in wetgeving en technologie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verplichte e-invoicing in Vlaanderen vanaf 2024.

Overigens wordt je als gebruiker van de desktop software niet voortdurend onderbroken met boodschappen om je factuurprogramma te updaten, zoals dat bij traditionele software het geval is.

Zodra je met je browser inlogt in Billit of CoManage gebruik je automatisch de laatste nieuwe software versie

Wil je jouw facturen ook graag op je smartphone beheren? Dan kan dat zowel met Billit als CoManage.

Gebruiksvriendelijkheid

Gebruiksvriendelijkheid van software is meer dan de “look & feel”. Uiteindelijk wen je wel aan hoe een programma eruit ziet als je het lang genoeg gebruikt.

Om je toch een idee te geven, zie je hieronder een screenshot van hoe CoManage en Billit eruitzien wanneer je een factuur wil maken.

Om het met de woorden te zeggen van een gebruiker:

Gebruiksvriendelijkheid speelt zich vooral op de achtergrond af

Op dat gebied scoren beide programma’s goed.

Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

• Wat gebeurt er als je vastloopt? Zowel Billit als CoManage bieden video’s en pagina’s aan met duidelijke stap voor stap instructies. Daarnaast kan je Billit telefonisch en via e-mail bereiken tijdens de weekdagen. Bij CoManage krijg je meteen een antwoord via chat, 7 dagen op 7.

• Hoeveel van je taken rond facturering kan je automatiseren? Billit heeft op dat gebied een lichte voorsprong op CoManage. “Loon-XML's van Acerta ontvangen” is bijvoorbeeld niet mogelijk in CoManage. Maar dat is uiteindelijk voor een freelancer of een kmo die met een boekhouder samenwerkt meer een overbodige luxe dan een must.

Conclusie: zowel CoManage als Billit zijn gebruiksvriendelijk, maar op een ander gebied. Niet elke ondernemer heeft nood aan alle toeters en bellen rond facturatie.

Conclusie: is CoManage een goed alternatief voor Billit?

Een aantal factoren kunnen jou helpen om snel te oordelen of CoManage een goed alternatief is voor Billit.

• CoManage lijkt op het eerste gezicht duurder dan Billit. Dat plaatje verandert snel als je administratieve rompslomp ruimer beschouwt dan tijd die je aan offertes en facturen besteedt.

• De gratis versie van Billit is vooral voor zelfstandigen in bijberoep interessant omdat je een beperkt aantal facturen kan maken. In CoManage is dat aantal voor elk pakket onbeperkt.

• Beide programma’s kan je koppelen aan andere software. Dit opent de deur naar automatisering en uitbreiding van de mogelijkheden. Dit geldt overigens niet voor de gratis versie van Billit.

• Beide factuur tools zijn van Belgische makelij. Heb je problemen, dan wordt je gewoon in het Nederlands verder geholpen. Bij Billit is dat alleen tijdens de week. CoManage daarentegen is 7/7 bereikbaar via chat.

• Tijdregistratie en projectbeheer zijn ingebouwd in CoManage. In Billit moet je hiervoor andere software koppelen (en betalen).

Wil je liever zelf een oordeel vellen?

Klik op de knop hieronder en ontdek snel of CoManage voor jouw zaak een meerwaarde kan betekenen.

In tegenstelling tot Billit zetten we jouw account NIET stilzwijgend om naar een betalend abonnement wanneer je gratis proefperiode afloopt.