Gestion du temps de travail, quel programme choisissez-vous de préférence (ou pas)?

Enregistrement du temps en un coup d'œil

1. L'enregistrement des heures va au-delà de la simple notation des heures de travail. Il est surtout utile pour remplir le temps disponible pour votre entreprise et vos employés de la manière la plus significative possible.

2. Vous pouvez effectuer une enregistrement du temps, que ce soit numériquement ou analogiquement. Les deux méthodes ont leurs avantages et inconvénients. 

3. Lors du choix d'un logiciel d'enregistrement des heures, vous devez tenir compte des besoins réels de votre entreprise.

Commençons par le début. Et cela, bien avant l'existence des ordinateurs et des smartphones… 

Noter vos heures de travail avec stylo et papier

Le stylo et le papier sont le moyen le plus simple de noter et visualiser votre temps. Afficher un calendrier imprimé est utile, même, ou surtout, à l'ère numérique. 

Avantages de l'enregistrement du temps sur papier

1. Un calendrier papier sur un mur de bureau, ou dans votre espace de travail à domicile, est un excellent moyen de ne jamais perdre de vue les grands axes et la planification. Ce n'est pas toujours évident avec un logiciel.

2. Si votre équipe travaille sur plusieurs projets, un planning papier est idéal pour donner rapidement à chacun un aperçu de ce qui se passe dans votre entreprise. Cela aide à maintenir la concentration.

Le temps lui-même n'est ni analogique ni numérique

Inconvénients de l'enregistrement analogique du temps

1. Stylo et papier sont une bonne idée pour rendre les grandes lignes visibles, mais ce n'est certainement pas la meilleure façon de noter vos heures. Un morceau de papier se perd facilement. 

2. De plus, vous oubliez rapidement de noter votre heure de début et de fin lorsque vous changez de tâche ou de projet. 

3. Le stylo et le papier semblent être une forme bon marché d'enregistrement des heures. Jusqu'à ce que vous ayez besoin de toutes ces informations, par exemple, pour vous conformer à la future facturation électronique obligatoire en Flandre. Ou pour planifier votre prochain projet en fonction du temps que vous avez consacré à un projet similaire.  

4. Si vous devez rassembler, déchiffrer et archiver tous les horaires en papier de votre personnel, vous perdez beaucoup de temps précieux.

5. Les évaluations intermédiaires sont presque impossibles avec une administration papier. Si vous avez par exemple budgétisé un projet à 150 heures, réparties entre 4 personnes, l'enregistrement analogique des heures est un cauchemar pour le gestion de projet efficace.

Conclusion : Les calendriers et les plannings papier ont leur utilité. Cependant, pour une gestion de projet fluide et l'enregistrement des heures, cette option convient uniquement aux indépendants. 

Enregistrement des heures avec Excel

Les logiciels de tableur, tels que Excel et Google Sheets, sont des outils indispensables pour les entreprises. Vous pouvez également les utiliser pour l'enregistrement des heures. 

Avantages de l'enregistrement du temps avec Excel

1. Vous payez déjà une licence pour le logiciel Office. Sans investissement financier supplémentaire, vous pouvez l'utiliser comme logiciel d'enregistrement des heures.  

2. Les feuilles de calcul représentent une avancée majeure par rapport à la notation du temps sur papier. Vous gagnez du temps supplémentaire car vous n'avez pas besoin de tout retaper et d'imprimer des modèles vierges.

3. Il existe de nombreux modèles d'enregistrement des heures pour Excel. Certains sont payants, d'autres gratuits. Ou bien sûr, vous pouvez également créer vous-même une feuille de calcul qui répond à vos besoins spécifiques.

Excel est le bricoleur du monde logiciel

Inconvénients d'Excel comme logiciel d'enregistrement des heures

1. La plus grande force d'Excel est en même temps sa plus grande faiblesse. C'est un programme avec lequel vous pouvez gérer pratiquement l'ensemble de votre administration d'entreprise. Malheureusement, cela signifie aussi que vous devez sacrifier la convivialité. 

2. Si vos employés ont accès à toutes les fonctionnalités de votre logiciel d'enregistrement des heures Excel, il y a de fortes chances qu'il y ait une erreur quelque part. Une feuille Excel peut être supprimée accidentellement. La liaison avec d'autres feuilles de calcul peut être interrompue. Ou une formule incorrecte peut conduire à des totaux incorrects. La même chose vaut d'ailleurs pour la création d'offres avec Excel. 

3. L'enregistrement des heures est une petite partie de l'administration. Vous pouvez certes lier des feuilles de calcul entre elles, mais cela devient rapidement compliqué (et peu fiable) si vous voulez également utiliser les fichiers d'enregistrement du temps Excel pour des offres, la facturation ou la gestion de projet.

Conclusion : Les feuilles de calcul sont une partie importante des logiciels d'entreprise standard. Cela ne signifie pas pour autant que Excel est un programme idéal pour l'enregistrement des heures pour les petites et grandes équipes. 

Logiciel d'enregistrement des heures

Le logiciel d'enregistrement des heures est une bien meilleure option pour les PME que les feuilles de calcul. Bien sûr, tous les logiciels ne se valent pas, mais en général, ils ont les mêmes avantages et inconvénients.

Inconvénients du logiciel d'enregistrement des heures

1. Vous devez acheter un logiciel supplémentaire. Vous pouvez éventuellement utiliser un programme gratuit, à condition qu'il ne vous limite pas ou ne représente pas une charge supplémentaire dans d'autres domaines. Plus de détails à ce sujet un peu plus loin. 

2. Votre personnel doit apprendre à utiliser le nouveau logiciel. 

Un logiciel de suivi du temps n'a aucun sens si vous ne faites que suivre le temps

Avantages du logiciel de gestion du temps

1. Un logiciel développé pour une tâche spécifique est souvent beaucoup plus efficace que les logiciels de bureau tels que Excel. Un bon logiciel de gestion du temps propose de nombreuses fonctionnalités intégrées dont vous pourriez ne pas même savoir que vous en avez besoin.

2. Il y a beaucoup de choses à considérer pour faire fonctionner de manière optimale quelque chose d'apparemment simple comme le logiciel de gestion du temps. Analyser les besoins et les possibilités, développer, concevoir, intégrer la convivialité jusqu'aux tests... ce sont toutes des étapes que vous pouvez sauter en choisissant le bon logiciel. 

3. Il existe un large éventail de logiciels de gestion du temps. Il existe certainement une solution qui répond parfaitement à vos besoins.

Conclusion : Un logiciel spécifique de gestion du temps peut donner à votre entreprise un avantage. Le prix que vous payez en vaut la peine en termes de gain de temps. 

Critères pour un logiciel de gestion du temps efficace

Chaque entreprise est différente. C'est pourquoi il est important (et stimulant) de tenir compte de ce dont vous avez besoin lors du choix d'un logiciel de gestion du temps. 

Pour vous aider à mieux évaluer vos besoins, voici un bref aperçu de ce qu'implique un bon logiciel de gestion du temps.

Date d'exécution des tâches

Même si vous travaillez sur une longue période sur un projet, vous voulez absolument suivre ce que vous avez fait chaque jour. Un calendrier, comme celui de Google, est à cet égard un grand désavantage par rapport au logiciel de gestion du temps.

Client

Travaillez-vous pour plusieurs clients en même temps ? Il est alors utile de savoir combien de temps vous avez travaillé pour chaque client. À certains moments, cela peut être pour un seul, mais certains jours, vous travaillez pour plusieurs clients.

L'utilité d'une base de données clients devient évidente lorsque votre logiciel de gestion du temps peut charger rapidement et sans erreur les données. 

Enregistrement précis de la durée

En tant que responsable d'une équipe, il est important de disposer d'une enregistrement précis du temps. 

Cependant, la précision ne signifie pas que vous devez enregistrer chaque seconde de temps de travail. Mais si vous additionnez tout le temps pour une tâche, un projet ou un client sur une période plus longue, cela peut faire une grande différence. 

• À quoi perdez-vous le plus de temps? (Et où il y a donc place à l'optimisation et à des ajustements)

• Quelles missions sont les plus rentables en termes de temps/chiffre d'affaires/bénéfices? (Et peuvent faire croître votre entreprise plus rapidement)

• Quelle équipe ou quel employé a besoin d'une guidance en gestion du temps? (Et peut devenir plus productif avec un coup de pouce).

Si vos clients savent également que vous et votre équipe enregistrez correctement tout le temps pour eux, cela génère de la confiance de leur part. 

Par tâche

Combien de temps votre équipe passe-t-elle sur les sous-tâches d'un projet ? Ces informations vous aident notamment à 

• Calculer un sous-total détaillé de votre facture. 

• Mieux organiser les projets suivants et votre planification, voire même un véritable plan de projet,. 

• Créer des devis qui se traduiront par des gains. 

• Éventuellement, réorganiser la répartition des tâches au sein de votre équipe. 

Gestion du temps par membre du personnel

La gestion du temps fait partie de la culture d'entreprise. Si vous permettez à certains employés de noter leurs heures et pas à d'autres, cela crée des tensions. Vous devez éviter cela.

Une approche plus saine consiste à informer votre personnel de la raison pour laquelle vous le faites. Si vos motivations sont purement le contrôle, cela tournera inévitablement mal.

Mais si vous faites comprendre à vos membres d'équipe que toute l'entreprise en bénéficie, la volonté de cliquer systématiquement sur le bouton d'enregistrement du temps sera plus grande.

Heures facturables ou non

Dans un bon logiciel de gestion du temps, vous pouvez faire la distinction entre les heures facturables et les heures non facturables.

Avec un simple clic dans un bon logiciel de gestion du temps, comme CoManage, vous pouvez rapidement faire votre choix.

Grâce à une vue d'ensemble pratique, vous pouvez rapidement voir

• combien d'heures vous n'avez pas encore facturées ou déjà facturées. 

• le pourcentage de votre temps consacré aux projets.

Machine à remonter le temps

Le logiciel de gestion du temps peut être comparé à une mémoire externe. Une machine à remonter le temps qui conserve tous les détails des heures pour votre entreprise.

Ces informations facilitent l'analyse de votre rentabilité et les ajustements nécessaires. 

Chronométrage du temps et import/export

Une dernière caractéristique d'un bon logiciel de gestion du temps est un chronomètre intégré. Vous n'avez pas besoin d'outils supplémentaires. Juste un clic pour démarrer et arrêter le temps.

Il est toutefois utile de disposer également de la possibilité de d'importer ou d'exporter des performances horaires en masse vers un fichier. 

Nous avons mentionné que Excel n'est pas le meilleur programme pour l'enregistrement du temps. L'exportation et l'importation sont cependant pratiques pour une partie des 1500 utilisateurs satisfaits de CoManage, par exemple pour

• fournir à votre service des ressources humaines un aperçu des heures travaillées.

• saisir rapidement des données passées lors du passage de Excel à un programme de gestion du temps solide.

Conclusion

La gestion du temps est importante pour suivre votre temps et celui de vos collaborateurs. 

C'est la seule façon d'analyser et d'optimiser précisément votre planification et votre productivité.

Il existe différentes façons d'enregistrer votre temps. Un logiciel de gestion du temps est votre meilleure option. Lors du choix d'un programme, tenez compte des besoins de votre entreprise et de votre équipe. 

Si possible, optez pour un logiciel connecté à vos autres tâches administratives. Cela vous aidera considérablement à être encore plus efficace.