Le rappel de paiement : 7 bonnes pratiques

7 conseils efficaces pour transformer les rappels de paiement en argent liquide

Appliquez nos conseils et vous aurez beaucoup moins à faire face à cet aspect peu glorieux de la vie d'une entreprise. Comment le savons-nous ?

Fin 2022, nous avons mené une étude auprès de 436 indépendants et PME qui utilisent CoManage pour créer des factures. Nous avons été frappés par le fait que très peu d'entre eux devaient envoyer des rappels de paiement.

Dans la même étude, nous avons découvert qu'une majorité écrasante (73%) de ces entreprises sont payées dans les 3 semaines suivant l'envoi d'une facture.

Alors, comment pouvez-vous en faire autant ? Quels sont les ingrédients secrets pour réduire le nombre de clients en souffrance ?

Attention : le logiciel n'est qu'un élément de la liste. Assurez-vous donc de ne pas manquer les pépites d'or...

#1 Envoyez votre rappel de paiement le plus tôt possible

Vous pouvez envoyer un rappel de paiement avant, le jour même ou après la date d'échéance de votre facture.

Cela signifie que vous avez trois occasions de contacter vos clients pour éviter les factures impayées.

Rappeler les clients avant l'échéance de la facture

Ce délai ne convient pas à toutes les entreprises. Il est typique des entreprises qui ont une large base de consommateurs et qui utilisent des factures récurrentes. Pensez aux fournisseurs d'énergie, de télécommunications, d'internet, etc.

Le jour de l'échéance, alors ?

Bien que vous puissiez envoyer votre rappel de paiement le lendemain de la date d'échéance, ce n'est peut-être pas la meilleure décision à prendre.

Les banques sont des monstres avides. Elles prennent l'argent plus vite qu'elles ne le déposent sur votre compte.

Ainsi, lorsque vous ne voyez pas de paiement de la part de votre client à la date d'échéance, il est possible que l'argent soit en cours d'acheminement.

Imaginez ce que vous penseriez si vous envoyiez un rappel de paiement à ce moment-là. Vous seriez à mi-chemin entre "impatient" et "la police des factures".

Il n'y a rien de mal à être strict dans les affaires, mais les clients n'ont aucun contrôle sur la vitesse à laquelle les banques transfèrent l'argent.

Ou alors, mieux vaut attendre un peu plus longtemps avant d'envoyer votre rappel de paiement ?

Repousser votre rappel un jour de plus après la date d'échéance peut être efficace. À condition :

• Ce jour ne tombe pas un week-end ou un jour férié officiel.

• Votre facture n'est pas destinée à un client international. Dans ce cas, le virement bancaire peut facilement prendre plusieurs jours.

Dans tous les cas, ne repoussez pas la date trop longtemps. Si vous le faites, vous donnez l'impression

• que vous n'êtes pas pressé de recevoir votre argent

• ou que votre administration est un gigantesque gâchis

Vous ne voulez ni l'un ni l'autre, n'est-ce pas ?

Il n'existe pas de règle valable pour toutes les entreprises. Mais n'attendez pas plus de deux semaines au maximum pour rappeler à vos clients les factures en souffrance.

#2 Facturer des frais administratifs supplémentaires

En tant que chef d'entreprise, vous supposez que les clients lisent et acceptent vos conditions générales. La réalité brutale des factures impayées montre qu'il s'agit d'une illusion.

Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas couvrir vos arrières. Mentionnez les frais supplémentaires exacts dans vos conditions générales.

Quels sont les frais raisonnables pour les retards de paiement ?

Décider du montant des frais à facturer aux clients qui paient leur facture trop tard n'est pas un exercice purement mathématique.

Il y a deux versions de l'histoire.

Votre client vous a maltraité et vous voulez le punir, d'une manière ou d'une autre. Il est de votre devoir, en tant que chef d'entreprise, de trouver un juste milieu. Ces trois options sont les plus populaires (et les plus raisonnables) ;

1. Un intérêt calculé sur une base annuelle. Plus votre client attend pour payer, plus les frais sont élevés.

2. Un pourcentage du montant de votre facture. C'est bien, mais qu'en est-il d'une facture de 20 euros ? Allez-vous vraiment facturer des centimes ou des cents ?

3. Un taux forfaitaire, mais un montant de 10 euros est-il raisonnable pour une facture impayée de plusieurs milliers d'euros ?

Vous pouvez combiner ces règles ou consulter un avocat ou votre comptable.

Une fois que vous avez défini votre tarif, vous avez encore le choix de l'appliquer ou non.

Quand facturer des frais administratifs en cas de retard de paiement ?

C'est vous qui décidez, bien sûr, mais si vous répondez "oui" à l'une des questions suivantes, facturez les frais.

• Est-ce la première fois que le client passe une commande chez vous ?

• Votre entreprise survivrait-elle sans ce client ?

• Ce n'est pas la première fois que le client paie trop tard ?

Il est plus facile d'aller de l'avant lorsqu'on ne porte pas de bagages lourds.

Le fait de facturer des frais présente deux avantages potentiels pour vous :

1. La prochaine fois, votre client vous paiera peut-être en temps voulu.

2. Quelqu'un compensera au moins votre perte de temps et votre stress supplémentaire.

Ne pas facturer de frais administratifs ?

Un client fidèle vaut probablement plus que les frais que vous pouvez légalement facturer pour les factures impayées.

Même si vous l'avez prévu, personne ne vous oblige à appliquer vos propres règles commerciales.

Toutefois, vous pouvez mentionner explicitement que vous ne facturerez PAS de frais supplémentaires pour gérer le retard de paiement. Vous faites ainsi preuve de bonne volonté.

De plus, vous rappelez à vos clients qu'ils ont commis une petite erreur, mais que vous pouvez leur pardonner.

#3 Exiger un paiement immédiat

Votre client n'a pas payé votre facture. Ce serait une grave erreur de mentionner une nouvelle échéance dans votre rappel.

Pourquoi ?

Parce qu'il faut se rendre à l'évidence. Votre premier délai de paiement n'a pas fait bouger les choses. Qu'est-ce qui vous fait croire qu'une nouvelle date de paiement le fera ?

Toutefois, si votre relation avec votre client est en jeu, vous pouvez faire preuve de bonne volonté. Mais pas trop.

Imaginons le scénario suivant pour un prestataire de services :

• Votre délai de paiement pour les factures : un délai généreux de 30 jours.

• Vous ne facturez votre client qu'une fois le travail terminé.

• Le projet vous a pris 2 semaines.

• Après 44 jours (30+14), vous n'avez toujours pas reçu l'argent que vous méritez.

Allez-vous vraiment accepter un retard de 30 jours supplémentaires ? Ou plutôt d'une semaine ?

Et si cela se produisait avec 5, 10 ou même 20 clients ?

Combien de temps votre entreprise pourra-t-elle fonctionner dans ce cas ?

Vous voyez ce que je veux dire.

Un seul retard de paiement peut être fatal pour un freelance ou une petite entreprise. Assurez-vous de ne pas être dans ce cas.

Si vous produisez et/ou vendez des biens, la situation est légèrement différente.

• Vous payez d'avance pour la production ou l'achat.

• Cela implique que vous avez constitué une réserve financière à l'avance.

• Pas de paiement, pas de livraison.

• Les paiements anticipés sont plus courants pour les biens que pour les services.

#4 N'abandonnez pas après un seul rappel de paiement

Il est essentiel d'envoyer au moins un rappel de paiement. Ne comptez pas sur la gentillesse de vos clients.

Même s'ils sont fidèles, vous ne nuirez pas à votre réputation. Certains clients oublient vraiment de vous payer en temps voulu.

• Le nouveau directeur essaie d'adapter le flux de travail.

• Il a changé de programme de facturation ou de comptable.

• Changement d'adresse, voire de structure de l'entreprise.

• Des circonstances imprévues, telles qu'une maladie, un système piraté, etc.

Rendez service à vous-même et à votre compte bancaire. Envoyez au moins un rappel de paiement.

Et n'en envoyez pas plus de deux. Si le message n'est pas clair après deux rappels, vous devez passer à la vitesse supérieure.

• Une agence de recouvrement. C'est leur travail.

• Vous pouvez faire rédiger une lettre de paiement par un avocat. Si cela n'impressionne pas votre client, vous n'obtiendrez probablement jamais votre argent.

Les prestataires de services spécialisés ne le feront pas gratuitement. En outre, si la situation s'aggrave, vous pouvez porter l'affaire devant les tribunaux. Cela vous coûtera plus cher et vous n'aurez aucune garantie de récupérer votre argent.

Le plus grand service que vous puissiez rendre à votre entreprise ? Demandez à un avocat d'affaires de rédiger ou de réviser vos conditions générales. Veillez à mentionner explicitement vos conditions de paiement et les sanctions prévues lorsque les clients ne les respectent pas.

Veillez également à les inclure dans vos factures et même dans vos devis.

N'ayez pas peur d'engager des spécialistes pour recouvrer les impayés. Vos clients vous ont également engagé parce que vous êtes un spécialiste dans votre domaine.

Dans tous les cas, faites appel à votre cerveau et à votre intuition.

Certains clients se sentiront offensés et ne feront plus jamais affaire avec vous. C'est leur problème. Votre conscience est claire parce que vous avez fait le travail, vous avez eu de la patience, vous les avez rappelés de manière amicale...

#5 Considérez la manière dont vous envoyez un rappel de paiement

La façon dont vous envoyez votre rappel de paiement influence fortement la rapidité avec laquelle vous recevrez votre argent.

Deux options s'offrent à vous : le courrier électronique et le courrier postal. Laquelle est la meilleure ?

Cela dépend.

Un rappel de paiement n'a de chance d'aboutir que si le client le reçoit effectivement.

Envoyer des rappels de paiement par la poste

À l'ère numérique, les lettres attirent forcément l'attention. Si vous envoyez des rappels de paiement par la poste, il y a de grandes chances que le destinataire ouvre au moins la lettre.

L'impression et l'envoi de lettres sont plus coûteux que le courrier électronique. Cela demande également plus d'efforts de votre part. Mais c'est un petit prix à payer.

L'envoi en recommandé est probablement une option encore plus intéressante.

En plus de votre message "payez s'il vous plaît", vous envoyez un signal fort indiquant que vous suivez la livraison de la lettre.

En d'autres termes, vous disposez d'une preuve juridique que le client a BIEN reçu votre rappel de paiement.

Parfois, la poste n'est pas le moyen recommandé.

• Le service postal de votre pays est, disons, défaillant. Peu fiable, tardif, trop cher.

• Si votre client vit à l'étranger, il y a un coût supplémentaire et un risque que les lettres n'arrivent pas. Dans ce cas, vous pouvez envisager de faire appel à un service de messagerie pour déposer votre rappel de paiement à sa porte.

Envoi de rappels de paiement par courrier électronique

Le courrier électronique est, pour de nombreuses raisons, le moyen de communication privilégié avec les clients. Il est tout à fait normal d'utiliser ce canal pour rappeler aux clients leurs obligations.

Si vous avez de la chance, vous vivez dans un pays où les courriels enregistrés constituent une preuve juridique devant les tribunaux. Cela peut s'avérer utile dans le pire des cas.

Une autre option consiste à utiliser un modèle d'e-mail pour votre rappel de paiement. Vous envoyez alors votre rappel par courrier électronique sans même ouvrir votre programme de messagerie.

Oui, c'est possible et facile.

Si vous créez une facture avec CoManage, vous pouvez l'envoyer en cliquant sur un bouton.

Il en va de même pour vos rappels de paiement. Votre client recevra un e-mail comme si vous l'aviez envoyé directement.

L'envoi de rappels de paiement ne peut vraiment pas être plus simple que cela.

#6 Ne vous fiez pas à votre mémoire ou à votre agenda pour rappeler à vos clients de vous payer

Vous avez certainement mieux à faire que de vous rappeler quand les clients doivent vous payer.

Votre mémoire requiert de l'énergie et vous feriez mieux de la consacrer à gagner de l'argent plutôt que de rêver à l'argent que les clients vous doivent.

De plus, un calendrier numérique n'est pas l'outil qu'il vous faut pour assurer le suivi des paiements.

• Planification : vous avez créé une facture et vous devez maintenant inscrire la date de paiement dans votre calendrier.

• Maintenance : lorsqu'un client a payé votre facture dans les délais, vous devez supprimer le rappel de votre calendrier.

• Interruptions : vous aviez prévu de travailler, mais votre journée est soudainement remplie par la tâche ennuyeuse d'envoyer des rappels de paiement. Dans ces moments-là, vous pouvez dire adieu à toute l'énergie positive que vous espériez.

Quelle est donc la meilleure alternative ?

Un aperçu clair de toutes vos factures en un seul endroit.

La manière de procéder vous appartient entièrement.

Si vous préférez créer vos factures avec Excel, vous pouvez créer une feuille de calcul principale qui contient tous les détails, y compris la date d'échéance du paiement.

Vous pouvez également vous simplifier la vie...

#7 Utilisez un logiciel de facturation pour envoyer des rappels de paiement. Automatiquement ou manuellement.

Les logiciels de facturation, tels que CoManage, vous font gagner un temps considérable lors de la création, de la gestion et du suivi des factures échues. Et pourtant, nous avons gardé ce conseil comme le dernier de la rangée.

La raison ?

Il est risqué de s'en remettre aveuglément à un logiciel pour résoudre les problèmes de paiement.

Vous obtiendrez les meilleurs résultats - des clients qui paient leurs factures impayées - en appliquant les meilleures pratiques précédentes à l'aide d'un outil pratique.

Cela dit, CoManage offre deux façons de gérer les factures échues.

Envoyer automatiquement des rappels de paiement

L'option "set and forget" est idéale si vous connectez votre compte bancaire à votre logiciel de facturation. Vous pouvez par exemple utiliser Ponto, qui est compatible avec CoManage.

Si de l'argent est transféré sur votre compte, la facture obtiendra automatiquement le statut "Payé".

Si elle est en retard, notre logiciel enverra automatiquement un rappel à votre client.

Envoyer des rappels de paiement en un seul clic

Nous recommandons cette option dans deux cas.

1. Si le suivi manuel des paiements ne vous dérange pas.

2. Si vous souhaitez avoir un contrôle total sur le moment où vous envoyez vos rappels de paiement.

Lorsque vous voyez un statut rouge à côté d'une facture, vous pouvez cliquer sur le bouton.

Nous espérons sincèrement que nos conseils vous aideront à résoudre rapidement ce problème de trésorerie. Si vous voulez avoir un avant-goût de ce que CoManage peut faire pour votre entreprise, vous pouvez l'essayer gratuitement.