Courriel de rappel de paiement - 4 modèles + conseils

Table des matières

• Modèle d'email de rappel de paiement amical

• Courriel de rappel de paiement avant la date d'échéance

• Exemple d'un courriel de rappel de paiement plein d'esprit

• Deuxième courriel formel de rappel de paiement

• Un rappel de paiement réussi ne se limite pas au corps du texte

• Comment envoyer facilement un modèle d'e-mail de rappel de paiement

• Note finale

Modèle d'e-mail de rappel de paiement convivial

Cet e-mail est bref et idéal à envoyer lorsque la date d'échéance de la facture est dépassée.

Objet possible de l'e-mail :

• Rappel amical : facture XXXX.

Cette ligne d'objet est de loin la plus neutre pour les rappels de paiement. Elle est sans risque, mais aussi ennuyeuse.

• Rappel amical

Cet objet peut susciter la curiosité. Il peut s'agir du rappel d'un événement ou d'une question à laquelle le client n'a pas répondu. Seulement, ce n'est pas le cas. L'effet de surprise peut fonctionner ici.

Corps du courriel :

Cher <Nom du contact>,

Je comprends que mon courrier du <date d'échéance> ait pu échapper à votre attention.

Par conséquent, je voudrais vous rappeler la facture en pièce jointe. Vous y trouverez les instructions de paiement.

Si vous avez des problèmes ou des questions, vous pouvez simplement répondre à ce courrier et je suis sûr que nous trouverons une solution.

Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez ne pas tenir compte de ce rappel.

Encore une fois, je vous remercie de la confiance que vous accordez à <Votre société>.

Meilleures salutations,

<Votre nom>

Ci-joint : Facture <Numéro de facture>

Courriel de bas de page

Cas d'utilisation de cet e-mail de rappel

• Il s'agit d'un email plutôt générique qui convient donc à toutes sortes d'entreprises qui souhaitent rappeler à leurs clients les paiements en retard.

Quand (ne) pas envoyer cet e-mail ?

• Le meilleur moment pour envoyer cet e-mail est le plus rapidement possible après la date d'échéance du paiement.

• Évidemment, il ne faut pas l'envoyer avant la date limite de paiement. Plus bas, vous trouverez un modèle pour cette situation.

Pourquoi cet e-mail fonctionne-t-il si bien ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles ce modèle d'e-mail fonctionne. Si vous adaptez le modèle à vos besoins, assurez-vous que votre e-mail de rappel contient les éléments suivants.

• Un ton amical. Vous voulez garder un ton aussi amical que possible lors de votre premier rappel.

• Vous comprenez que des erreurs de communication peuvent se produire. En restant vague et en ne rejetant pas la faute sur le destinataire ou la technologie, personne ne se sentira blessé ou attaqué.

• La facture est jointe. Et vous le mentionnez deux fois, de sorte qu'il est difficile pour les gens de passer à côté. En même temps, vous faites en sorte qu'il soit facile pour eux de trouver le document auquel vous faites référence.

• Même si tout doit être clair, les gens peuvent avoir des problèmes de toutes sortes, et vous leur offrez de l'aide. Pensez, par exemple, à un compte bancaire temporairement bloqué, une carte volée, un ordinateur piraté, une maladie, etc.

• Vous terminez le courrier par "Merci". Ce sont deux mots puissants dans les affaires et dans la vie.

Envoyer un rappel à votre client lorsque la facture est échue n'est pas votre seule option...

Courriel de rappel de paiement avant la date d'échéance

Certaines entreprises préfèrent une approche proactive. Si c'est votre cas, le modèle d'e-mail suivant vous sera utile.

Objet de l'e-mail :

• Votre facture est presque arrivée à échéance

• Rappel : vous avez une facture impayée

Corps du message :

Cher <Nom du contact>,

Je tiens à vous rappeler que le <date d'échéance>, la facture portant la référence <numéro de facture> expirera.

Nous détestons facturer des frais administratifs supplémentaires pour les paiements en retard, et c'est pourquoi j'ai pris la liberté de vous envoyer un courriel.

Vous trouverez les détails du paiement dans la pièce jointe. N'hésitez pas à me faire savoir si vous avez d'autres questions. Vous pouvez me joindre en cliquant sur répondre à cet e-mail.

Si vous avez déjà prévu d'effectuer le paiement, veuillez ne pas tenir compte de mon message.

Merci encore pour votre précieuse confiance en <Votre Société>.

Meilleures salutations,

<Votre nom>

Ci-joint : Facture <Numéro de facture>

Courriel de bas de page

Cas d'utilisation de cet e-mail de rappel de paiement

Cet email est important si vous facturez des frais supplémentaires pour les factures en retard. Mais même si vous ne l'appliquez pas systématiquement, vous pouvez envoyer un rappel aux clients avant qu'ils ne soient censés vous payer.

Quand faut-il (ne pas) envoyer ce rappel ?

• N'envoyez pas ce courrier lorsque votre client vous a payé. Plus bas, vous découvrirez à quel point cela peut être facile sans avoir à vérifier votre compte bancaire tous les jours.

• Le moment idéal est de 3 à 7 jours avant la date d'échéance du paiement. Cela donne à votre client suffisamment de temps pour agir.

Pourquoi est-ce un bon courriel de rappel ?

Le véritable pouvoir de cet e-mail est que vous rappelez les gens avant qu'il ne soit trop tard. Les entreprises et les consommateurs sont occupés. Un rappel amical est un moyen de les aider à s'organiser. En dehors de cela, ce modèle d'e-mail présente d'autres avantages pour vous.

• La pression que vous exercez sur les gens pour qu'ils paient en temps voulu est subtile. Lorsque vous mentionnez des frais supplémentaires pour les paiements tardifs, vous mettez en garde contre les conséquences d'un paiement tardif. Dans cet exemple, vous mentionnez que vous n'aimeriez pas le faire. Le client peut vous en remercier en effectuant un paiement rapide.

• Vous ne pouvez que supposer ce que l'autre partie a prévu. Il n'y a pas de mal à mentionner explicitement la possibilité qu'il ait déjà prévu le paiement.

• Joindre la facture est un signe d'amabilité envers le client. Au lieu de les obliger à chercher la facture dans leurs archives, vous la leur offrez sur un plateau d'argent.

En plus d'expérimenter le moment d'envoyer un rappel, vous pouvez également essayer un style original...

Exemple d'un courriel de rappel de paiement plein d'esprit

Gérer une entreprise n'est pas une plaisanterie, mais cela ne signifie pas que vous devez être formel. Même pour les rappels de paiement, vous pouvez garder un ton léger. Au lieu de faire en sorte que les gens se sentent mal ou coupables, vous pouvez les faire se sentir bien.

Objet de l'e-mail :

Quelqu'un a oublié quelque chose ?

Mon patron m'ennuie

Je déteste envoyer ce message

Corps de l'e-mail :

Bonjour <Nom du contact>,

Mon patron m'a appelé et m'a demandé de vous rappeler que votre facture <numéro de facture> est due. Me voici donc, contre ma volonté.

Je veux garder mon patron heureux, et entre vous et moi, c'est un type formidable. C'est lui qui a fait en sorte que nous livrions votre <projet/marchandise> en temps voulu. Comme vous nous l'avez fait savoir, vous en étiez également satisfait.

J'aimerais donc vous demander une faveur en retour (et que mon patron cesse de m'importuner, car je dois faire face à une autre échéance).

Vous pouvez cliquer ici : <lien de paiement> pour ouvrir un lien de paiement et transférer <le total de la facture> sur notre compte.

Si vous avez déjà payé, faites-le moi savoir et je dirai à mon patron d'être plus patient à l'avenir.

Passez une bonne journée !

<Votre nom>

Courriel de bas de page

Cas d'utilisation des rappels de paiement amusants

Il est audacieux d'utiliser l'humour dans les e-mails. Mais cela peut faire l'affaire pour inciter les gens à payer votre facture en retard plus rapidement.

Quand faut-il (ne pas) envoyer des rappels de paiement amusants ?

• N'envoyez pas de rappels de paiement humoristiques lorsque les clients ne vous connaissent pas bien, ou lorsque vous n'avez jamais montré de signe d'humour auparavant.

• Si vous faites souvent des blagues, c'est un excellent moyen de renforcer encore plus votre relation commerciale.

• Le sarcasme est risqué. Il peut facilement être interprété à tort comme une accusation.

• Si vous le faites en tant qu'employé, vérifiez d'abord auprès de votre patron ou de votre responsable.

L'humour peut-il être utilisé dans un courriel de rappel de paiement ?

L'e-mail est plus un échantillon qu'un modèle où vous devez remplir les blancs. L'utilisation d'un style léger présente toutefois certains avantages.

• L'humour rend la rédaction des rappels de paiement plus amusante pour vous.

• Un sourire peut faire des miracles. Si vous pouvez faire rire un client qui vous paie, vous avez fait un travail formidable.

Examinons une approche totalement opposée.

Courriel formel de rappel du deuxième paiement

Certaines personnes ont besoin qu'on s'adresse à elles de manière formelle avant d'agir. Si vous avez essayé un rappel amical et que cela n'a pas abouti à un paiement, vous pouvez changer de style.

Objet de l'e-mail : Deuxième rappel : facture impayée

Corps du message :

A qui de droit,

Il a été porté à notre attention que, malgré notre précédent rappel le <date du premier rappel>, la facture <numéro de facture> n'a pas encore été payée.

Nous vous demandons instamment de prendre des mesures immédiates et de transférer le <montant de la facture> sur le compte de notre société.

Nous aimerions attirer votre attention sur le fait que le non-respect de votre part de notre accord peut entraîner des frais supplémentaires et des pénalités. Afin d'éviter toute complication supplémentaire, nous vous demandons de bien vouloir résoudre ce problème le plus rapidement possible.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations concernant votre facture. Notre équipe se fera un plaisir de vous aider à résoudre tout problème.

Nous vous remercions de l'attention que vous portez à cette question et nous espérons recevoir votre paiement dans les prochains jours.

Sincèrement,

<Votre nom>

Pied de page de l'e-mail

Cas d'utilisation des rappels de paiement officiels

Un rappel de paiement officiel et formel diffère de celui qui est composé par une agence de recouvrement ou un avocat. Si ce modèle d'e-mail reste ignoré, nous vous conseillons vivement d'engager un professionnel pour contacter directement votre client.

Quand envoyer un rappel de paiement formel ?

Bien que vous puissiez utiliser un style formel pour votre premier rappel de paiement, il est fort probable que ce ne soit pas votre meilleur choix. Mais il y a toujours des exceptions.

• Si votre entreprise a une tolérance zéro pour les retards de paiement, un rappel de paiement formel est un moyen logique de communiquer vos préoccupations.

• Si un rappel amical ou l'un des autres modèles ci-dessus ne fonctionne pas, vous pouvez utiliser un style plus formel pour votre deuxième rappel.

Quels sont les (dés)avantages de l'utilisation d'un style formel ?

Un langage à consonance officielle crée une distance entre vous et le client. Un conflit s'est produit (retard de paiement) et en tant qu'entreprise, vous ne laissez aucun doute sur le fait que vous êtes une entité légale ayant le droit d'être payée.

Voici quelques éléments à prendre en considération lorsque vous utilisez ce style.

• Créer une distance n'est pas synonyme d'impolitesse. Dans tous les cas, faites preuve de respect en utilisant des mots tels que "gentiment", "s'il vous plaît", "merci".

• "À qui de droit" n'a de sens que si vous ne savez vraiment pas qui s'occupe des factures que vous envoyez. Si votre client vous a demandé de l'envoyer à une adresse électronique générique (par exemple, factures@, comptabilité@), c'est le meilleur moyen de montrer que vous ne savez vraiment pas à qui vous devez vous adresser.

• L'objet du message indique clairement qu'il s'agit d'un deuxième rappel de facture. Contrairement au rappel amical où vous pouvez essayer d'éveiller la curiosité de votre interlocuteur sur le sujet de votre courrier, vous devez être clair sur l'objet de ce courrier.

• Au lieu d'utiliser la première personne, vous écrivez le courrier au nom de l'entreprise. "Nous" est plus logique que "je". "Nous" est également un signe clair que plusieurs personnes soutiennent le rappel de facture.

Vous avez maintenant, je l'espère, de bons plans pour votre e-mail de rappel.

Mais vous n'en êtes pas encore là. Vous avez encore d'autres tours dans votre sac pour obtenir le paiement de cette facture, rapidement.

Un rappel de paiement réussi ne se limite pas au corps du texte

Comme le montrent clairement les modèles d'e-mails ci-dessus, vous devez prêter attention à de nombreux détails pour attirer... l'attention du destinataire de l'e-mail.

Tout comme nous l'avons fait pour les modèles d'e-mails destinés à rappeler votre devis, nous souhaitons mettre en évidence certains aspects cruciaux qui peuvent vous rapprocher de votre objectif : obtenir le paiement de votre facture.

Expéditeur de l'e-mail

1. Envoyez votre rappel de paiement à partir de la même adresse que celle où vous avez envoyé votre facture. Il sera ainsi beaucoup plus facile d'éviter la boîte à spam. Le destinataire reconnaît votre e-mail, ce qui augmente le taux d'ouverture de votre rappel.

2. N'envoyez jamais votre rappel de paiement à partir d'une adresse électronique inexistante, ou d'un courriel qui n'est jamais ouvert, tel que noreply@.... Il se peut que les gens veuillent répondre à votre rappel et la dernière chose que vous voulez est de fermer la porte à toute communication ultérieure concernant des factures en souffrance.

3. Si vous êtes un indépendant ou si vous possédez une PME, la meilleure option est d'utiliser l'adresse électronique d'une personne et non une adresse générique, telle que info@, contact@, sales@ ou invoicing@. Il n'y a vraiment aucun intérêt à séparer la communication de vos factures des personnes qui y travaillent.

Ligne d'objet

Une ligne d'objet appropriée fait la différence entre ouvrir et ignorer votre courriel dans le flot incessant de communications.

Voici quelques conseils supplémentaires pour une bonne ligne d'objet pour les e-mails visant à rappeler aux gens leurs factures impayées :

• Évitez les emojis, sauf si cela correspond à votre style typique. Les fournisseurs de messagerie peuvent envoyer votre courrier directement dans le dossier des spams.

• Faites en sorte que l'objet soit court.

• La meilleure pratique consiste à indiquer clairement l'objet de votre courrier. Mais vous pouvez aussi faire de l'humour, ou susciter la curiosité des gens en ne donnant qu'un indice de l'objet de votre message.

Exemples de bonnes lignes d'objet pour les rappels de paiement par e-mail

Outre l'objet générique et sans risque des modèles d'e-mails, vous pouvez essayer les objets suivants dans vos rappels de paiement.

Oups

Quelqu'un a fait une erreur. Cela arrive tout le temps. Il y a de fortes chances que votre client ne pense pas que c'est lui et qu'il veuille savoir ce qui s'est passé.

Le temps passe vite...

Cet objet suscite également la curiosité. C'est une passerelle sûre vers le corps de votre e-mail où vous dites que vous comprenez que le client a oublié de payer votre facture.

Exemples de mauvaises lignes d'objet pour les rappels de paiement par e-mail

Malheureusement, il est beaucoup trop facile d'annuler le succès des rappels de paiement. Un mauvais objet peut conduire à ne même pas ouvrir votre courrier, ou pire : à la colère.

Votre facture est impayée

Cet objet est un peu à la limite du bon et du mauvais. L'aspect le plus horrible de cet objet est l'utilisation de la majuscule. Vous savez, quand chaque mot prend une majuscule. Personne n'écrit de mails comme ça.

VOTRE FACTURE EST IMPAYÉE !

Outre le point d'exclamation, un objet en majuscules montre la colère. Même si vous utilisiez une expression plus douce, les majuscules sont un signe d'agression. Ou de spam. Ce n'est pas l'impression que vous voulez donner dans un courriel professionnel.

Avez-vous besoin de plus de temps pour payer ?

Bien qu'il s'agisse d'une offre douce, elle ne rend pas service à votre entreprise. Si vous proposez spontanément aux gens de payer plus tard, vous pouvez vous attendre à ce que quelqu'un en abuse. Même si votre client a payé, cela peut planter dans sa tête une graine qui poussera au moment où vous enverrez votre prochaine facture.

Adaptez vos e-mails de rappel de paiement à votre activité

Comme pour toute communication commerciale, il n'y a pas qu'une seule façon de réussir ou non les rappels de paiement. Le succès de vos rappels de paiement dépend également de votre capacité à prendre en compte le contexte général.

• Quel est votre type d'entreprise ? Êtes-vous une entreprise sans visage ou une PME ou un indépendant hautement personnalisé où les clients vous connaissent réellement ?

• Quelle est votre relation commerciale avec le client ? Avez-vous une histoire commune ? Ou est-ce la première fois que vous faites des affaires ?

• Quelle est la voix de votre marque ? Amical, neutre ou formel ?

• Qui s'occupe des factures impayées ? Vous (en tant que freelance ou propriétaire d'entreprise) ou votre personnel comptable ?

• Disposez-vous de politiques et de procédures commerciales strictes, ou passez-vous votre journée à éteindre des incendies ?

Comme vous pouvez le comprendre, tous ces aspects peuvent avoir un impact sur le texte de votre courriel, ainsi que sur le moment et la manière dont vous envoyez les rappels.

Si vous avez régulièrement affaire à des factures en retard, nous vous recommandons vivement de lire notre article sur les meilleures pratiques en matière de rappels de paiement. Vous y découvrirez des techniques et des stratégies surprenantes qui peuvent faire deux choses pour votre entreprise :

• Diminuer le nombre de rappels de paiement par courriel que vous devez envoyer.

• Être payé dans les 3 semaines suivant l'envoi de votre facture. Il ne s'agit pas d'une promesse fictive, mais d'une enquête menée auprès des clients à la fin de l'année 2022.

Comment envoyer facilement un modèle d'e-mail de rappel de paiement ?

Il n'est pas judicieux d'envoyer un modèle d'e-mail avant de l'avoir un peu retravaillé. Vos chances d'être payé augmentent lorsque vous personnalisez les modèles ci-dessus.

En fonction de la manière dont vous envoyez réellement le rappel, cela peut varier de quelques secondes à même une demi-heure par email.

Voyons, par exemple, comment vous pouvez le faire dans CoManage.

Comment configurer un modèle d'e-mail de rappel de paiement ?

La première chose que vous devez faire est de créer un modèle d'e-mail à partir de zéro, ou d'adapter le modèle d'e-mail de rappel de paiement par défaut.

Vous pouvez le trouver dans les paramètres de votre facture.

Ensuite, vous choisissez Rappel comme et cliquez sur Nouveau modèle.

Si vous envoyez des factures dans différentes langues, vous pouvez également saisir une traduction de votre rappel de paiement.

Comment envoyer le rappel de paiement en un clic ?

Pour envoyer un e-mail de rappel de paiement à vos clients, vous allez dans l'aperçu de vos factures.

Cliquez sur l'icône de la cloche à côté d'une facture.

Vous pouvez également changer manuellement le statut d'une facture en "Rappelé". De cette façon, vous, ou les membres de votre équipe, n'enverrez jamais deux fois un rappel de paiement.

Comment envoyer automatiquement des e-mails de rappel de paiement ?

Au lieu d'envoyer manuellement des e-mails de rappel de paiement, vous pouvez également les envoyer automatiquement.

Si vous n'aimez pas prendre le risque que votre client ait payé la facture avant que vous n'envoyiez le courrier, veillez à inclure cette ligne dans votre courriel :

Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez ne pas tenir compte de ce rappel.

Une autre solution consiste à relier votre programme de facturation à votre compte bancaire. Vous pouvez utiliser un outil tiers qui traite cette opération de manière sécurisée et automatisée, comme Ponto, qui fonctionne parfaitement avec CoManage. Cela vous permet de gagner du temps supplémentaire dans la gestion de vos factures.

Bien entendu, vos clients verront votre message de rappel.

Autre avantage : même si vous utilisez un modèle, vous pouvez modifier le courrier avant de l'envoyer.

Note finale

Nous avons compris. Vous voulez urgemment envoyer cet e-mail de rappel maintenant et continuer votre journée. Nous espérons sincèrement que les modèles de rappel de paiement et les conseils supplémentaires vous aideront à y parvenir.

Toutefois, si vous avez 10 secondes de libre, vous pouvez cliquer sur le bouton ci-dessous et indiquer votre adresse électronique. Vous commencerez ainsi à tester gratuitement notre puissante solution destinée aux indépendants et aux PME pour gérer facilement tout ce qui concerne la facturation.