Création d'un fichier clients - Quel est le meilleur programme à utiliser (ou à ne pas utiliser)?

Quel programme convient le mieux à votre base de clients ?

Sur votre ordinateur, vous pouvez créer différents types de documents pour stocker vos données clients. Et tout comme il existe différents types de documents, il existe également différents logiciels pour les créer.

Chaque type de document (et donc de logiciel) comporte des avantages et des inconvénients. Nous répertorions ci-dessous les options les plus courantes.

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Création d'une base de clients avec Word

De nombreux travailleurs indépendants débutants commencent à créer leur base de clients avec Word (ou Writer d'OpenOffice). La raison en est que Word est vraiment facile à utiliser.

Ou plus précisément : il est facile à utiliser car en tant que débutant, vous êtes familier avec ce logiciel.

Avantages d'une base de clients dans Word

#1 Familiarité

Le seul avantage de créer une base de clients avec Word est que c'est un logiciel familier. Tout le monde l'a déjà utilisé au moins une fois. Vous n'avez donc pas besoin de perdre du temps à apprendre comment l'utiliser.

Inconvénients d'une base de clients dans Word

Le logiciel est un aspect de la question. Un autre aspect important est le contenu que vous souhaitez traiter dans le programme. Une base de données clients comprend un certain nombre de données fixes qui reviennent toujours : nom, adresse, numéro de téléphone,...

#1 Peu pratique

#1 Dans Word, vous pouvez copier et coller ces données à chaque fois. Ensuite, vous les remplissez ou les modifiez pour chaque client. Mais ce n'est pas vraiment pratique. Si vous utilisez Word pour suivre vos données clients, vous aurez très rapidement un document chaotique et inutilement long.

#2 Difficile à étendre avec des informations

Si vous souhaitez plus tard ajouter par exemple l'adresse e-mail de vos clients, vous devrez l'ajouter à chaque client séparément. C'est une perte de temps.

#3 Mise en page peu claire

Travailler avec des tableaux dans Word pourrait être une meilleure approche. Mais même ici, vous rencontrerez rapidement des problèmes de mise en page que vous pouvez éviter très facilement en utilisant un autre programme.

#4 Tri et recherche : un enfer

Vous voudrez bien sûr retrouver rapidement et facilement vos données ultérieurement. La fonction de recherche intégrée à Word peut vous aider. Mais que faire si vous voulez trier votre liste ? Ou rechercher des données de plusieurs clients ? Ou si vous avez deux fois des "Jansens" dans vos contacts ?

Conclusion : Word comme base de clients

N'envisagez même pas. Ou passez MAINTENANT à une alternative bien meilleure. Excel, par exemple ?

Excel comme base de clients

Les travailleurs indépendants et les entreprises qui commencent à utiliser Word pour gérer les données de leurs clients passent généralement rapidement à Excel en raison de tous les inconvénients mentionnés ci-dessus.

Excel semble être la prochaine étape logique, car ce programme est également bien connu. De plus, il offre beaucoup plus de fonctionnalités qu'un logiciel de traitement de texte. Examinons cela de plus près...

Avantages d'une base de clients dans Excel

#1 Mise en page claire

Les colonnes et les lignes des feuilles de calcul (Excel de MS Office, Calc d'OpenOffice) sont non seulement pratiques pour effectuer des calculs, mais aussi pour organiser vos données de manière très claire. Ajouter, modifier ou supprimer une ligne est un jeu d'enfant pour beaucoup de gens.

#2 Facilité de tri

De plus, vous pouvez utiliser des filtres intégrés dans la première rangée pour trier rapidement les données de vos clients. Par code postal, ou par ordre alphabétique du nom de l'entreprise, par exemple.

#3 Facilité d'ajout de nouveaux champs

Un dernier avantage des feuilles de calcul est que vous pouvez ajouter de nouveaux champs à tout moment. Si vous décidez à un moment donné de conserver également la date de naissance de vos clients, vous pouvez facilement créer une colonne pour cela.

Inconvénients d'une base de clients dans Excel

#1 Vous devez avoir votre ordinateur avec vous

Le plus grand inconvénient est que le fichier est stocké sur votre ordinateur. Même un ordinateur portable ne peut pas être emporté partout avec vous.

#2 Crash de l'ordinateur ? Base de clients perdue

Un deuxième inconvénient d'Excel est directement lié à cela. Si votre ordinateur portable ou votre ordinateur plante ou est volé, vous perdez soudainement toutes vos données. Il est donc sage de sauvegarder régulièrement tous vos fichiers (pas seulement votre base de clients). Et de stocker cette sauvegarde dans un endroit sûr. Mais qui le fait vraiment dans la pratique, à part ceux qui ont déjà perdu toutes leurs données une fois ?

#3 Quelle version était la bonne ?

Les fichiers stockés sur un ordinateur ont également un autre inconvénient. Si vous souhaitez les partager avec vos collègues, vous devez envoyer le fichier de va-et-vient à chaque fois. Si vos collègues doivent également pouvoir le compléter, cela pose rapidement problème. Qui avait la dernière version avec toutes les données correctes ?

#4 Fonction de recherche limitée

La fonction de recherche intégrée dans les feuilles de calcul est la même que dans Word. Pratique jusqu'à un certain point. En effet, vous devez connaître le nom de votre client pour trouver les bonnes informations.

Conclusion : utiliser Excel pour votre base de clients ?

Excel est certainement une meilleure option que Word. Mais comme ces fichiers sont stockés sur un ordinateur, vous êtes toujours lié à votre ordinateur. Peut-être vaut-il mieux mettre votre base de clients dans le cloud ?

Stocker votre base de clients dans le cloud

Compte tenu des inconvénients mentionnés ci-dessus, vous pouvez également envisager de mettre Excel dans le cloud. Vous avez le choix parmi de nombreuses options, et la plupart des programmes populaires peuvent être utilisés gratuitement jusqu'à un certain nombre de gigaoctets. Nous distinguons ici deux possibilités :

• stockage pur

• feuilles de calcul en ligne

Stockez votre base de clients Excel dans le cloud

Vous pouvez stocker votre base de clients (Excel) sur Dropbox.

Avantages du stockage en ligne de votre base de clients

#1 Accès partout

Avec Dropbox, vous avez accès à vos documents partout où vous avez une connexion Internet.

#2 Synchronisation automatique

De plus, vous pouvez synchroniser automatiquement les fichiers de Dropbox avec les fichiers de votre ordinateur. Si vous modifiez quelque chose dans votre base de clients sur votre ordinateur, Dropbox enregistre ces modifications dans le cloud.

Inconvénients de Dropbox

#1 Stockage uniquement

L'inconvénient est que vous devez toujours avoir Excel et Word installés sur votre appareil pour pouvoir ouvrir et/ou modifier votre base de clients.

Conclusion : utiliser Dropbox ou non ?

Oui, pour stocker vos fichiers.
Non, pour créer et gérer votre base de clients, il existe de meilleures solutions dans le cloud.

Google Docs et One Drive

Avantage des feuilles de calcul en ligne

Google Docs et One Drive de Microsoft proposent tous deux des programmes prêts à l'emploi qui vous permettent de modifier directement vos fichiers dans le cloud. Il s'agit donc d'une meilleure alternative que Dropbox.

Il peut sembler tentant de choisir ces options, mais il y a aussi un inconvénient.

Inconvénient des feuilles de calcul en ligne

Votre base de clients en ligne est un document que vous pouvez consulter et éditer n'importe où. Mais à la fin, vous perdez quand même beaucoup de temps car vous devez toujours copier et coller toutes vos données de ce fichier dans les documents où vous avez réellement besoin de ces données. Comme vos devis ou vos factures, par exemple.

Base de clients dans une base de données Access

Access est un programme qui vous permet de créer vous-même toutes sortes de bases de données. Une option séduisante pour créer votre propre base de données clients.

Avantage d'une base de clients dans Access

#1 De nombreuses possibilités

Avantage de votre base de données clients dans Access

#1 Nombreuses possibilités

Une base de données Access offre beaucoup plus de possibilités que des feuilles de calcul (en ligne ou hors ligne), jusqu'à un certain point.

Inconvénients de votre base de données clients dans Access

#1 Complexité

La principale raison pour laquelle Access est moins populaire est qu'il est beaucoup moins intuitif que Excel ou Google Drive. Vous devez consacrer du temps pour comprendre Access.

Si vous aimez les termes tels que base de données relationnelle, clé primaire et requêtes de recherche, alors Access est probablement fait pour vous.

#2 Sur votre ordinateur, donc pas toujours accessible

Les bases de données Access en tant que base de données clients ont également le même inconvénient que Word et Excel. Vous devez le créer sur votre ordinateur. Si votre ordinateur est perdu, votre base de données clients est également perdue. Si vous souhaitez vraiment utiliser Access, il est préférable d'utiliser Dropbox ou de considérer la prochaine option.

Conclusion : Opter pour Access pour votre base de données clients ?

Si vous aimez les défis de programmation, que vous avez beaucoup de temps et que vous avez des besoins très spécifiques, cela vaut la peine d'y réfléchir. Dans le cas contraire, il est préférable d'opter pour une solution en ligne existante.

Logiciel de gestion de clients en ligne

Un logiciel de gestion de clients en ligne tel que CoManage combine plusieurs avantages des options précédentes et ajoute quelques atouts supplémentaires.

Avantages de CoManage en tant que logiciel de gestion de clients

#1 Dans le cloud

Tout comme Google Drive et One Drive, CoManage fonctionne directement dans le cloud. Vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel et pouvez donc accéder directement à votre base de données clients et la mettre à jour.

#2 Sauvegarde automatique et sécurité

Vos données sont stockées en toute sécurité et sont protégées contre les intrusions non autorisées. Nous effectuons une sauvegarde quotidienne de vos données clients, vous n'avez donc plus à vous soucier des pannes de votre ordinateur.

#3 Fonction de recherche pratique

Vous pouvez rechercher et récupérer les données d'un client spécifique en une fraction de seconde.

#4 Intégration avec vos devis et factures

Votre base de données clients CoManage est entièrement intégrée à votre facturation et à vos devis. Vous pouvez ainsi intégrer rapidement les données les plus récentes de votre client dans vos documents commerciaux. Cela vous fait gagner du temps et réduit considérablement les risques d'erreurs. Plus besoin de copier/coller.

#5 Importation et exportation faciles

Si vous avez une base de données clients dans Excel, vous pouvez l'importer en quelques clics dans CoManage.

Si vous souhaitez également une sauvegarde pour votre compte Dropbox, vous pouvez facilement télécharger ces données sous forme de fichier Excel.

#6 Toujours prêt avec l'application CoManage

L'ajout de contacts individuels est également très simple. Vous pouvez le faire via l'application CoManage même lorsque vous êtes chez un client. Vous n'avez donc plus besoin de fiches clients physiques. Si vous êtes un travailleur indépendant à la recherche de nouveaux clients, vous pouvez trouver votre prochaine mission via la plateforme Opdrachten.be.

Inconvénients de CoManage en tant que logiciel de gestion de clients

Si vous utilisez déjà CoManage et que vous rencontrez des inconvénients, faites-nous part de vos commentaires via notre chat. Nous ferons toujours le nécessaire pour trouver une solution adaptée à vos besoins.

Outil de qualité et service client exceptionnel

L'outil en lui-même est de qualité, logique et convivial. Le service client est excellent, vous recevez toujours rapidement une réponse à vos questions et vous êtes aidé de manière efficace. Je le recommande vivement !

– Judy Lee