Envoyer des factures ? Guide complet (pour encaisser plus rapidement vos factures)

Inhoudsopgave

• 1. Qu'est-ce qu'une bonne administration de facturation ?

• 2. Factures : la dernière étape de votre cycle de vente

• 3. De quelles manières pouvez-vous envoyer des factures ?

• 4. Comment vos clients souhaitent-ils recevoir leurs factures ?

• 5. À qui devez-vous adresser votre facture ?

• 6. Quand devez-vous envoyer votre facture ?

• 7. Quel texte devez-vous inclure dans votre facture ?

• 8. Conseil bonus I : Envoyer des pièces jointes avec votre facture

• 9. Conseil bonus II : Comment envoyer au mieux vos factures à votre comptable ?

• 10. Conseil bonus III : Envoyer automatiquement des factures (périodiques)

• 11. Résumé : Envoyer vos factures, il vaut mieux le faire correctement dès le départ

Qu'est-ce qu'une bonne administration de facturation ?

Une bonne administration de votre facturation comprend 5 aspects. Si vous avez un peu de malchance, ou si vous n'êtes pas vigilant, cela peut en être 6 :

1 : Créer votre facture. (Dans Excel, par exemple. Ou avec un programme de facturation)
2 : Envoyer votre facture (le reste de cet article)
3 : Suivre votre facture
4 : Livrer vos factures à temps aux autorités fiscales (via votre logiciel de comptabilité ou votre comptable)
5 : Archiver votre facture
(6 :) Éventuellement envoyer une relance de facture

Cet article se concentre sur le point 2. Vous remarquerez rapidement que cette étape est aussi importante que les autres pour encaisser vos factures rapidement.

Conclusion : Envoyer une facture n'est qu'un aspect parmi tant d'autres d'une bonne administration de la facturation. Assurez-vous que votre flux de facturation se déroule aussi facilement que possible. Vous perdrez ainsi moins de temps et pourrez encaisser vos factures plus rapidement.

Remettre votre facture vous donne l'assurance que votre client l'a bien reçue. Mais en cas de litige, vous ne pouvez pas vraiment le prouver.

2. Envoyer vos factures par la poste

Comme pour l'option précédente, vous imprimez d'abord votre facture. Cette fois, vous devrez bien sûr prévoir une enveloppe et un timbre. Ensuite, cherchez une boîte aux lettres ou un bureau de poste à proximité.

Avec des enveloppes personnalisées, votre client sait immédiatement de qui provient la facture.

Inconvénients de l'envoi de factures par la poste

• Les factures envoyées par la poste ont un risque accru d'être interceptées par des faussaires de factures.

• Vous n'avez pas vraiment le contrôle sur la durée de livraison de votre facture. Rien de négatif sur la poste. Mais malheureusement, les retards font parfois partie du jeu.

Avantages de la poste comme moyen d'envoi de vos factures

• Avec un envoi recommandé, vous avez une preuve physique que votre facture a été envoyée. Et reçue.

• La correspondance traditionnelle est devenue moins courante. Il est plus probable que votre facture se démarque dans la boîte aux lettres que si vous l'envoyez à une adresse e-mail.

Conseil bonus : envoyer votre facture par la poste, sans effort

Avec CoManage, vous pouvez envoyer vos factures par la poste en un clic. Vers tous les pays. Dans le monde entier. Et sans effort.

En un clic, vous pouvez envoyer votre facture par la poste. Depuis votre PC, Mac, tablette ou smartphone.

Envoyer votre facture par la poste vous assure. Avec CoManage, vous pouvez même le faire sans aucun effort.

3. Envoyer votre facture par e-mail

L'e-mail est la manière la plus courante d'envoyer votre facture. Chaque entreprise a une adresse e-mail et peut donc envoyer et recevoir des factures par ce moyen.

L'e-mail est la forme la plus populaire de communication commerciale. Aussi pour envoyer des factures.

Mais il y a aussi quelques inconvénients à le faire de cette manière.

Inconvénients de l'envoi de factures par e-mail

Tout comme les lettres par la poste, les e-mails se perdent parfois. Il existe de nombreuses explications à cela :

• La contrepartie a changé d'adresse e-mail.

• Ou la boîte de réception de votre client est pleine.

• Et bien sûr, il y a des filtres anti-spam et des pare-feux qui redirigent parfois à tort les e-mails vers le dossier de spam. Ou les bloquent, de sorte que votre client ne sait même pas que vous avez envoyé un e-mail avec une facture.

Un deuxième inconvénient est que vous n'avez pas de vue d'ensemble de votre administration de facturation par e-mail.

• Quelle commande ou quel achat avez-vous déjà facturé ?

• Quelles factures avez-vous déjà encaissées ?

• Quelle était la date limite de paiement pour cette facture-là ?

Avantages de l'envoi de vos factures par e-mail

• Les échanges par e-mail sont rapides.

• Les e-mails sont la forme standard de communication commerciale. Malgré tous les médias sociaux, les boîtes de dialogue, etc., l'e-mail reste le canal favori pour transmettre des informations confidentielles.

• Vous pouvez envoyer vos factures sans allumer votre imprimante (et constater que l'encre est déjà épuisée).

Envoyer vos factures par e-mail est le moyen le plus rapide. Mais pour suivre facilement vos factures par la suite, ce n'est pas idéal. Heureusement, il existe des solutions...

4. Envoyer des factures via un logiciel de facturation

Si vous créez vos factures avec un logiciel de facturation, vous pouvez les envoyer directement depuis celui-ci à l'adresse e-mail de votre client.

Inconvénients d'un logiciel de facturation pour l'envoi de vos factures

• Tout comme avec l'e-mail, vous courez un petit risque de tomber sur un filtre anti-spam. Ou une boîte de réception pleine chez votre correspondant.

Avantages d'envoyer des factures avec un logiciel de facturation

• Vous pouvez sauter l'étape de téléchargement de votre facture pour ensuite l'envoyer par e-mail ou l'imprimer.

• Chaque fois que vous envoyez une facture, vous voyez également immédiatement ses principales informations dans un aperçu pratique : date limite de paiement, montant, votre client...

• Vous pouvez voir si votre client a consulté votre facture. C'est évidemment très pratique pour vous.

Conseil bonus : envoyer, conserver et suivre les factures en un seul geste

Avec CoManage, vous avez le choix d'envoyer vos factures directement. Ou vous pouvez également les télécharger au format PDF et ensuite les envoyer par e-mail. Dans les deux cas, vous disposez d'un tableau de bord pratique avec toutes vos factures.

Lorsque vous envoyez une facture avec CoManage, vous avez également un aperçu pratique de votre administration.

5. Via PEPPOL

PEPPOL signifie "Pan-European Public Procurement On-Line". En termes simples, il s'agit d'une technologie européenne permettant aux gouvernements et aux grandes entreprises d'échanger des documents numériques. Cela inclut également les factures.

PEPPOL est surtout populaire auprès des gouvernements et des très grandes entreprises.

Inconvénients des factures PEPPOL

• PEPPOL est un moyen technique avancé d'échanger des factures. Ce n'est donc pas quelque chose que vous pouvez mettre rapidement en place.

• Ce mode de facturation est surtout intéressant si les gouvernements font partie de votre clientèle.

Avantages d'envoyer des factures avec PEPPOL

• C'est un moyen sûr d'échanger des documents.

• Il n'y a aucun risque de rencontrer une boîte de réception pleine.

• Les logiciels de comptabilité peuvent traiter directement ces factures numériques.

Conseil bonus : votre client exige-t-il PEPPOL ?

Votre client gouvernemental flamand demande-t-il expressément l'envoi de factures via PEPPOL ? Alors vous pouvez utiliser cette plateforme.

Conclusion : Maintenant que vous savez comment vous pourriez envoyer votre facture, vous êtes prêt pour la question suivante. Quelle est la meilleure méthode parmi celles-ci ? Parfois, la réponse dépend de vos clients...

Quelle est la meilleure manière d'envoyer une facture ?

Tout comme pour toute forme de communication, l'échange de factures implique également 2 parties : l'expéditeur (vous en tant qu'entrepreneur) et le destinataire (votre client).

Commençons par vous : l'entrepreneur, indépendant ou freelance qui établit les factures.

Quelle est la manière la plus simple pour vous d'envoyer vos factures ?

La facilité n'est pas un problème. Après tout, vous avez déjà parcouru un long chemin avant de pouvoir envoyer votre facture.

En fin de compte, vous pouvez choisir parmi les 5 méthodes ci-dessus celle qui est la plus simple pour vous.

Voulez-vous encaisser plus rapidement vos factures ? Tenez compte des souhaits (ou exigences) de vos clients quant à la manière dont ils préfèrent recevoir la facture.

Comment votre client souhaite-t-il recevoir vos factures ?

Pour le gouvernement et les grandes entreprises, PEPPOL est souvent le seul moyen accepté pour recevoir des factures. Voir également ci-dessus.

Mais même les petites et moyennes entreprises, voire les indépendants, peuvent avoir une préférence. Et cela dépend largement de la manière dont votre client traite les factures d'achat.

Comment votre client traite-t-il les factures d'achat ? Tenez-en compte lors de l'envoi de vos factures.

• Votre client se trouve-t-il souvent à l'étranger et a-t-il donc du mal à vérifier sa boîte aux lettres ?

• Le comptable de votre client facture-t-il des frais supplémentaires pour numériser et reconnaître les factures ?

• Votre client dispose-t-il d'un service de comptabilité interne qui ne traite que des factures numériques ?

• Et cetera.

Envoi de factures aux consommateurs

Les clients particuliers doivent également recevoir une facture pour les services que vous leur fournissez. Ou les produits que vous leur livrez.

Heureusement, pour eux, vous avez moins de choix à prendre en compte. Mais il n'est pas inutile de leur laisser le choix entre les factures par e-mail ou par courrier postal.

Convenez avec votre client de la manière dont vous enverrez vos factures. Toujours. Et à l'avance.

En tant qu'entreprise, vous définissez largement les règles auxquelles vos clients doivent se conformer. Il se peut également que vous souhaitiez recevoir des paiements partiels et donc utiliser des factures d'acompte.

Vous les fixez dans vos Conditions Générales de Vente. La façon dont vous envoyez vos factures fait partie de vos règles du jeu. Mentionnez-le donc explicitement.

• Sur votre site Web

• Dans vos devis

• Et finalement, également sur votre facture

Ce dernier point peut sembler étrange, voire tardif. Votre client peut toujours prétendre qu'il ne savait pas que vous enverriez des factures numériques par e-mail.

Et comme c'est indiqué dans vos conditions de facturation, ils n'ont pas pu le lire non plus. Un bel exemple de raisonnement circulaire.

Mais quand il s'agit de payer, les gens peuvent agir de manière étrange. Croyez-nous.

Mentionnez dans vos conditions générales de facturation comment vous les enverrez. Ainsi, vous évitez tout litige à ce sujet.

Conclusion : Assurez-vous toujours que votre client sait comment et quand vous enverrez la facture. Et essayez, dans la mesure du possible, de tenir compte de la manière dont votre client traite les factures.

À qui adresser votre facture ?

Légalement, pour les factures B2B, vous devez mentionner au moins un numéro d'entreprise ou de chambre de commerce.

Toutes les entreprises ou associations ne sont pas assujetties à la TVA et n'ont donc pas de numéro de TVA. Mais elles sont toutes enregistrées auprès du gouvernement avec un numéro d'identification unique. Votre facture est adressée à l'entreprise en question.

Personnalisez votre facture

Certains clients vous demandent expressément de mentionner un nom ou un département sur vos factures. Cela facilite le traitement de la correspondance (numérique) et vous permet d'être payé plus rapidement.

Si votre client vous le demande, assurez-vous de prendre cela en compte.

Conseil bonus : utilisez votre CRM pour vos factures

Si votre logiciel de facturation est lié à un système CRM, vous n'avez besoin d'entrer ces données qu'une seule fois.

Dans votre CRM, vous pouvez facilement ajouter les personnes à qui vous devez envoyer votre facture

Lorsque vous créez votre facture, vous pouvez rapidement choisir la bonne personne à qui adresser votre facture.

Assurez-vous également d'utiliser exactement le libellé tel qu'indiqué par votre client.

Les fautes de frappe dans les noms, ou la titulature (par exemple, "Madame" au lieu de "Monsieur"), peuvent involontairement déplaire. Vérifiez deux fois avant d'envoyer votre facture.

Conclusion : Essayez de personnaliser au maximum votre facture. Vous paraissez plus amical envers votre client, ce qui augmente vos chances de paiement rapide.

Quand envoyer votre facture au mieux ?

Vous savez déjà comment et à qui envoyer votre facture. Il reste deux questions importantes.

La première est : quand envoyer au mieux votre facture ? Et la réponse est simple :

Plus vous créez et envoyez rapidement des factures, plus vous devriez (théoriquement) être payé rapidement.

Cependant, il est préférable de convenir à l'avance de cette question avec vos clients.

Cela peut être fait de manière subtile de différentes manières.

• Vous le mentionnez dans vos conditions générales de vente

• Ou vous indiquez les dates de facturation prévues (et les montants) dans vos devis

Si vous préférez avoir tout par écrit, il est alors préférable de rédiger un contrat spécifiant également les périodes de facturation et les délais de paiement que votre client doit respecter.

Conclusion : Ne retardez pas l'envoi de vos factures. Plus vite c'est fait, mieux c'est. Pour vous. Et pour votre compte en banque.

Quel texte inclure sur votre facture ?

Une facture est un document légal. Mais cela ne signifie pas que vous devez donner une impression ennuyeuse.

La gentillesse peut vous rapporter plus de clients satisfaits à long terme. Et le plus beau, c'est que cela ne vous coûte rien. Pas même d'effort.

Ajoutez une note de remerciement sur votre facture

Ajoutez un petit texte en bas de votre facture pour remercier votre client. Voici quelques phrases que vous pouvez utiliser :

• Merci pour votre confiance et votre commande.

• Je vous remercie d'avance pour le paiement.

• Je vous remercie par avance pour le règlement rapide.

• Merci et bonne chance avec votre achat !

Texte d'accompagnement pour votre facture

Lorsque vous envoyez une facture numérique, par la poste ou par e-mail, prenez le temps d'écrire un court texte d'accompagnement.

Ce texte peut être le même pour chaque client ou personnalisé pour renforcer la relation avec votre client.

Cependant, personnaliser ne signifie pas que vous devez constamment chercher et trouver de nouvelles inspirations pour chaque client. Vous pouvez :

• le mémoriser (mais cela demande beaucoup d'efforts)

• le sauvegarder en tant que document Word distinct

• le retrouver dans vos e-mails de facturation précédents

• ou vous pouvez être plus malin (et paresseux)...

Conseil bonus : écrire une note d'accompagnement pour vos factures une fois

Dans CoManage, vous pouvez utiliser des "variables". Ce sont des données qui se trouvent dans votre base de données clients ou sur vos factures. Ces informations peuvent être automatiquement récupérées lorsque vous envoyez une facture.

Rédigez une fois votre texte pour votre facture. Vous pouvez ainsi traiter encore plus rapidement l'envoi de vos factures.

Voici un exemple :

Vous pouvez choisir parmi une série de variables pour le texte accompagnant votre facture.

Configurez cela une seule fois. Pour chaque facture envoyée ensuite, CoManage remplit automatiquement les valeurs.

Chaque client recevra alors un e-mail personnalisé.

Votre e-mail d'accompagnement pourrait ressembler à ceci :

Cher Frank
Je tiens d'abord à vous remercier pour votre commande du 14 mai 2019 pour la traduction des textes du site web de votresite.org.

En pièce jointe, vous trouverez la facture pour ces services. Je vous prie de bien vouloir verser le montant total de 1 280 € avant le 14 juin 2019.

Si vous avez des questions ou des remarques entre-temps, n'hésitez pas à me contacter à monadresse@monentreprise.info.

Bonne continuation dans le développement de votre présence en ligne dans de nouveaux pays !

Bien cordialement,

Peter

Mais toutes ces informations ne sont-elles pas déjà sur votre facture ?

En effet, mais les inclure dans votre e-mail aide votre client à mieux comprendre le contexte de la facture. Si cette personne reçoit déjà 80 factures par mois dans sa boîte de réception, vous ne voulez certainement pas qu'il y ait le moindre doute sur votre e-mail et votre facture.

Conclusion : Rendez votre facture plus personnelle et plus humaine en ajoutant un mot de remerciement et un court texte d'accompagnement. Cela augmentera vos chances de paiement rapide.

Conseil bonus I : joindre des pièces jointes à votre facture

Si vous souhaitez envoyer une pièce jointe avec votre facture, par exemple :

• Un fichier PDF (par exemple, un certificat TVA pour des travaux de rénovation)

• Un fichier Word (par exemple, pour une dernière promotion)

• Un fichier Excel (par exemple, votre liste de prix actuelle)

• Une image (par exemple, votre logo)

Dans CoManage, vous pouvez facilement ajouter des pièces jointes à chaque facture.

Sélectionnez les pièces jointes que vous souhaitez joindre à une facture. Ainsi, vous n'aurez pas à rechercher les pièces jointes à chaque fois.

Vous voulez également joindre facilement des pièces jointes à vos factures ? Essayez CoManage. 14 jours gratuits.

Conseil bonus II : Comment envoyer rapidement vos factures à votre comptable ? Ou les importer dans votre logiciel de comptabilité ?

Outre votre client, votre comptable ou expert-comptable doit également disposer de vos factures de vente et d'achat. Vous pouvez les imprimer de temps en temps et les apporter ou les envoyer par la poste.

Ou vous pouvez les transmettre automatiquement à votre comptable avec CoManage et Codabox.

Avec Codabox et CoManage, vous pouvez automatiquement envoyer vos factures à votre comptable.

Si vous gérez vous-même votre comptabilité, vos factures doivent figurer dans votre logiciel de comptabilité. Vous n'avez évidemment pas à les envoyer à vous-même, mais vous devez les saisir manuellement ou les importer. La deuxième option est plus rapide.

Chaque facture dans CoManage est une facture numérique. Vous pouvez la télécharger et l'importer facilement dans votre logiciel de comptabilité

Même pour vos dépenses...

Si vous le souhaitez, vous pouvez également convertir toutes vos dépenses en factures numériques dans CoManage.

Vous pouvez également créer numériquement vos factures d'achat dans CoManage.

En numérisant vos dépenses, vous êtes mieux protégé contre toute forme de perte.

Vous pouvez envoyer ces documents par e-mail à votre comptable ou les importer dans votre logiciel de comptabilité.

Vous souhaitez également envoyer facilement, rapidement et en toute sécurité vos factures numériques à votre comptable ? Ou les importer dans votre logiciel de comptabilité ? Essayez CoManage. 14 jours gratuits.

Conseil bonus III : Envoi automatique de factures (périodiques)

Les factures périodiques sont une forme particulière de facturation. Ce qui les rend spéciales, c'est que vous les envoyez à un même client à intervalles réguliers. C'est particulièrement intéressant si votre modèle économique est basé sur des abonnements.

L'envoi de factures périodiques peut être entièrement automatisé dans CoManage.

Vous n'avez plus besoin de penser à vos factures périodiques (et à vos revenus). Il est donc pratiquement impossible d'oublier d'envoyer des factures récurrentes.

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En résumé : bien faire dès le départ l'envoi d'une facture

Cela peut sembler être beaucoup d'étapes à entreprendre et de choix à faire pour envoyer une facture.

En pratique, cela est cependant assez simple. Surtout lorsque vous utilisez pleinement la puissance de CoManage à votre avantage.

Les informations ci-dessus sont principalement destinées à servir de guide et d'inspiration pour peaufiner les détails.

Parfois, de petits ajustements dans votre gestion administrative peuvent simplifier votre vie. En envoyant vos factures rapidement et correctement, vous augmentez également vos chances de les recevoir en temps voulu.

Gérer facilement votre administration de facturation ?

Envoyer une facture est plus simple que d'en créer une. Cependant, cela vaut la peine de rendre cette étape de votre administration de facturation parfaitement efficace.

Comment, quand et à qui vous envoyez votre facture influencent également la rapidité avec laquelle vous serez payé. Vous ne voulez pas attendre longtemps pour recevoir votre argent ? Lisez la suite.