Beispiel für ein Angebot - Woraus besteht ein Angebot? (9 Elemente)
Das Musterangebot - das Sie etwas weiter unten herunterladen können - enthält 9 Elemente. Anders als bei Rechnungen gibt es für Angebote keine wirklichen gesetzlichen Vorschriften.
Aber wenn Sie einen professionellen Eindruck machen wollen, sollten Sie diese 9 Teile nicht vergessen oder weglassen.
Die 9 wichtigsten Elemente eines jeden Zitats:
Das Ziel von Angeboten ist es, Ihren Geldbeutel und Ihr Geschäft zu erweitern.
Alle oben genannten Elemente tragen zu Ihrem eindeutigen Angebot bei. Mit anderen Worten: Sie verhindern Missverständnisse und Unannehmlichkeiten. Das Beste, was Sie tun können, ist, alles auch in Ihr Angebot aufzunehmen. So wie wir es in unserem Musterangebot getan haben.
Wenn Sie ein Angebot als Antwort auf eine Anfrage erstellen, können Sie am besten überprüfen, ob Sie auch andere Informationen angeben müssen.
# 1 Angaben zu Ihrem Unternehmen in Ihrem Angebot
Potenzielle Kunden fordern in der Regel Angebote von mehreren möglichen Anbietern an. Die Nennung Ihrer Unternehmensdaten auf Ihren Angeboten ist daher ein absolutes Muss. Schließlich wollen Sie sicherstellen, dass der Kunde weiß, von wem das attraktivste Angebot stammt.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Angaben zu Ihrem Unternehmen vollständig und korrekt sind:
Ihr vollständiger Firmenname, einschließlich Ihrer Rechtsform (Ltd. NGO, Inc.,...)
Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
die vollständige Adresse Ihres eingetragenen Sitzes oder Ihrer Niederlassung
Kontaktangaben (Telefon, E-Mail, ...)
Kontaktperson
Es hat zwei Vorteile, wenn Sie sicherstellen, dass Sie alle Ihre (korrekten) Daten in Ihren Angeboten angeben:
Sie machen einen professionellen Eindruck. Je nachdem, welche Angebotssoftware Sie verwenden, kann das sehr einfach oder schwierig sein.
Sie können Ihr Angebot als rechtsgültiges Bestellformular verwenden.
Wenn Sie möchten, können Sie Ihre Angebote und den Vertrag / das offizielle Bestellformular in einem Dokument zusammenfassen. Alles, was Sie dazu brauchen, ist eine Unterschrift Ihres Kunden.
Pro-Tipp: In CoManage müssen Sie Ihre Unternehmensdaten nur einmal eingeben. Diese Informationen werden automatisch in alle Angebote übernommen, die Sie erstellen und versenden.
# Nr. 2 Ihr Firmenlogo auf Ihrem Angebot
Ihr Logo hebt Ihr Unternehmen visuell von Ihren Mitbewerbern ab. Kunden, die Ihr Logo schon einmal gesehen haben, werden Ihre Marke beim nächsten Mal leichter wiedererkennen.
Und das ist ein kleines Geheimnis. Vertrauen entsteht durch Wiedererkennung, ein Gefühl der Vertrautheit. Indem Sie Ihr Logo einfach auf Ihre Angebote setzen, erleichtern Sie es Interessenten und Kunden, sich für Ihre (vertrauenswürdige) Marke zu entscheiden.
Aus rechtlicher Sicht MÜSSEN Sie Ihr Logo nicht auf Ihren Angeboten zeigen. Aber wenn Sie ein Logo haben, es aber nicht in Ihren Angeboten zeigen... Nun, das wäre seltsam.
Pro-Tipp: In CoManage können Sie Ihr Logo hochladen. Ändern Sie die Größe und positionieren Sie es, und schon können Sie blitzschnell Angebote verschicken.
# 3 Geben Sie die Daten Ihrer Kunden in Ihren Angeboten an
Angebote sind persönlich. Jedes Angebot, das Sie erstellen, ist auf einen bestimmten Kunden mit bestimmten Bedürfnissen zugeschnitten. Oder es sollte zumindest diesen Eindruck erwecken.
Machen Sie Ihren Kunden und Interessenten bewusst, wie viel Mühe Sie sich mit ihren Anfragen geben.
Indem Sie die Daten Ihres Kunden in Ihrem Angebot explizit erwähnen, setzen Sie ein starkes Zeichen:
Mein Angebot ist exklusiv für Sie.
Wenn Ihr Interessent oder Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, geben Sie auch diese an. Hier ist der Grund dafür:
Wenn Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Interessenten kennen, bevor Sie eine Geschäftsbeziehung eingehen, sparen Sie später Zeit. Böswillige Interessenten neigen dazu, Ihnen diese Informationen nicht zu übermitteln, sobald Sie Ihren Teil des Geschäfts erfüllt haben. Außerdem sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der anderen Partei auf Ihrer Rechnung anzugeben. Wenn Sie diese obligatorische Information nicht zur Hand haben, müssen Sie die Ausstellung Ihrer Rechnung aufschieben. Und als unangenehme Folge müssen Sie länger auf Ihre Zahlung warten.
Wenn Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Voraus kennen, können Sie das Unternehmen überprüfen, bevor Sie mit der Geschäftstätigkeit beginnen. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass Sie ein Geschäft mit einem Unternehmen abschließen, das kurz vor dem Konkurs steht.
Pro-Tipp: In CoManage können Sie die Daten Ihres Kunden einmal eingeben oder hochladen. Von diesem Moment an können Sie die richtigen Informationen leicht finden und in Ihre Angebote aufnehmen. Sie müssen auch nicht mehr Daten aus einem veralteten Dokument abtippen oder kopieren/einfügen.
# Nr. 4 Angebotsdatum
Das Angebotsdatum ist aus verwaltungstechnischen Gründen wichtig. Es hilft sowohl Ihnen als auch Ihrem Kunden, ein bestimmtes Angebot schneller zu finden.
Manche Kunden verhandeln immer wieder. Am Ende haben Sie vielleicht 5 verschiedene Versionen eines Angebots für denselben Kunden und dasselbe Projekt. Natürlich wollen Sie sicherstellen, dass Sie das richtige genehmigte Angebot als Grundlage für Ihre Arbeit verwenden. Ein Datum kann in solchen Fällen sehr nützlich sein.
Das Weglassen eines Angebotsdatums kann und wird zu Verwirrung führen. Und manchmal auch zu Missbrauch.
Auch für Ihr Marketing- und Vertriebsteam ist es wichtig, das Datum im Auge zu behalten.
Anhand der Genehmigungsquote Ihrer Angebote erhalten Sie nützliche Erkenntnisse über:
den Erfolg Ihrer Kampagnen
die Effektivität Ihrer Vertriebsmitarbeiter
Beliebtheit von Dienstleistungen/Produkten
Pro-Tipp: CoManage füllt automatisch das Datum auf Ihren Angeboten aus. Möchten Sie dieses Datum ändern? Auch das ist möglich.
# Nr. 5 Angebotsnummer
Dieser Teil ist weniger notwendig als die anderen 8 Elemente Ihrer Angebote.
Vergewissern Sie sich, dass er auf Ihrem Angebot steht, wenn...
Sie Ihren Kunden mehr als ein Angebot am selben Tag zusenden
Sie verschiedene Teams haben, die für den Verkauf, die Verwaltung, die Ausführung,... verantwortlich sind.
Der Vorteil einer Referenz auf Ihrem Angebot, z. B. einer Nummer? Es ist später einfacher, das richtige Angebot zu finden.
Wenn Sie nur wenige Angebote verschicken, ist dieses Element weniger nützlich. Außerdem könnten Ihre Kunden Zweifel haben, wenn Sie im Juli Angebot Nummer 3 verschicken. Ist dies wirklich erst Ihr drittes Angebot in diesem Jahr? Was ist mit Ihrem Unternehmen los?
Pro-Tipp: In CoManage können Sie wählen, ob Ihre Angebote automatisch nummeriert werden sollen, oder Sie können diese Option deaktivieren und die Referenznummer ausblenden.
# 6 Geben Sie immer Ihr Ablaufdatum an
Sie MÜSSEN unbedingt ein Verfallsdatum auf Ihren Angeboten angeben.
Preise ändern sich. Das Leben wird teurer. Ihre Angebote sind nicht für die Ewigkeit gedacht.
Es wäre absolut schlecht für Ihr Geschäft, wenn ein Kunde mit einem Angebot einverstanden wäre, das Sie vor ein paar Jahren verschickt haben.
Aber ein Verfallsdatum ist auch aus einem anderen Grund nützlich: Druck. Ihr Angebot ist zeitlich begrenzt. Nehmen Sie es jetzt an, oder zahlen Sie später mehr. Sie müssen dies nicht ausdrücklich erwähnen.
Die Kunden kommen in der Regel auf die Idee. Und einige von ihnen werden sich schneller entscheiden, nur weil das Angebot zeitlich begrenzt ist.
Der Vorteil für Sie?
Weniger Arbeit mit der Nachverfolgung von nicht genehmigten Angeboten
Ein bisschen Druck kann Ihren Verkauf ankurbeln
Das gibt Ihnen eine perfekte "Ausrede" für die Nachbearbeitung von Angeboten
Um die Erfolgsquote noch etwas zu erhöhen, sollten Sie darauf achten, dass das Ablaufdatum nicht zu weit in der Zukunft liegt. Bei Angeboten, die 6 Monate lang gültig sind, gibt es keinen wirklichen "Jetzt oder nie"-Effekt.
Andererseits kann ein Verfallsdatum, das sechs Monate in der Zukunft liegt, auch einen positiven Effekt haben.
In diesem Fall hat Ihr Kunde eine gewisse Atempause und Zeit zum Nachdenken. Bei größeren Projekten ist dies der bevorzugte Weg. Wenn Sie Ihrem Interessenten oder Kunden versichern, dass die Preise für einen längeren Zeitraum feststehen, können Sie ihn überzeugen, sich für Sie zu entscheiden.
Pro-Tipp: CoManage füllt das Ablaufdatum Ihrer Angebote automatisch aus, basierend auf einer einmaligen Einstellung. Wenn Sie für bestimmte Angebote einen längeren oder kürzeren Zeitraum verwenden möchten, können Sie dies einfach manuell ändern.
# Nr. 7 Detaillierte Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte
Auf dem Beispielangebot sehen Sie eine klare Beschreibung der Dienstleistungen, die nach der Genehmigung erbracht werden.
Neben einer allgemeinen Beschreibung ist es am besten, so viele Details wie möglich anzugeben.
Auf diese Weise vermitteln Sie dem Kunden eine klare Vorstellung von den Kosten für jedes einzelne Teil, Produkt oder jede Aufgabe.
Mit den Details geben Sie dem Kunden auch die Möglichkeit, bestimmte Optionen oder Produkte auszulassen. Wenn Sie einen Gesamtpreis und keine weiteren Einzelheiten angeben, präsentieren Sie es als ein Angebot, das man annehmen oder ablehnen kann.
Das hängt ganz von Ihnen und den Erwartungen Ihres Kunden ab.
Pro-Tipp: In CoManage können Sie Ihre Angebote ganz einfach auf der Grundlage des Feedbacks Ihrer Kunden anpassen. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihre Preise und Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen, entfernen oder bearbeiten, um die Erwartungen des Kunden besser zu erfüllen.
# 8 Preise, (Teil-)Summen, Rabatte
Preise sind zweifelsohne einer der wichtigsten Bestandteile Ihrer Angebote. Oftmals sind Ihre Preise der wichtigste Faktor im Entscheidungsprozess. Für Sie. Oder Ihr billigerer Mitbewerber, der genau das Gleiche anbietet.
Es ist wichtig, dass Sie angeben, ob die Mehrwertsteuer enthalten ist oder nicht. Es ist gängige Praxis,:
in einem B2C-Angebot den Mehrwertsteuerbetrag anzugeben
in einem B2B-Angebot die Preise ohne MwSt. anzugeben
Wenn Sie Missverständnissen vorbeugen wollen, erwähnen Sie es zweimal. Oder dreimal.
Beinhaltet Ihr Angebot kostenlose Zusatzleistungen oder -waren? Wie zum Beispiel eine Garantiezeit, kostenloser Versand oder kostenlose Installation.
Achten Sie darauf, dies in Ihr Angebot aufzunehmen und den Preis ausdrücklich zu nennen.
0 € 0 $
Extra und kostenlos. Jeder liebt das.
Es ist auch möglich, einen Rabatt zu gewähren. Geben Sie einfach den Betrag oder den Prozentsatz ein, den Sie Ihrem Kunden gewähren möchten, und lassen Sie ein Tool die Berechnungen für Sie erledigen.
Pro-Tipp: CoManage kümmert sich um die Berechnung der Mehrwertsteuer. Wenn Sie unterschiedliche Steuersätze verwenden, können Sie den Mehrwertsteuersatz für jedes Produkt oder jede Dienstleistung separat festlegen.
# Nr. 9 Bedingungen und Konditionen
Das Mindeste, was Sie tun sollten, ist, in Ihrem Angebot einen Hyperlink auf die Online-Version Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu setzen.
Viel besser ist es, die vollständige Fassung Ihrer Geschäftsbedingungen in Ihr Angebot aufzunehmen.
Dies bringt einige Vorteile mit sich:
Änderungen in der Online-Fassung Ihrer Allgemeinen Geschäftsbedingungen können sich auf Ihr Angebot auswirken. Das kann zu Ihrem (Un-)Vorteil sein. Sie können diese Art von Missverständnissen leicht vermeiden, indem Sie die rechtsverbindlichen Bedingungen ausdrücklich in Ihr Angebot aufnehmen. Ihr Kunde hat eine Kopie davon und Sie auch. Es wird nie einen Zweifel oder eine Diskussion darüber geben, welche Bedingungen zum Zeitpunkt der Genehmigung Ihres Angebots galten.
Implizit zeigen Sie damit auch, dass die Geschäfte mit Ihrem Unternehmen klar und einfach sind. Sie können nicht sagen, ob Ihr Kunde Ihre Bedingungen tatsächlich gelesen hat, aber wenn Sie Ihre Regeln gleich zu Beginn nennen, sind Sie hinterher in einer stärkeren Position.
Pro-Tipp: In CoManage können Sie Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen auf Ihren Angeboten eingeben/anpassen und sie dann automatisch zu all Ihren Angeboten (und Rechnungen) hinzufügen lassen.
Schlussfolgerung: Was ist mit dem Beispielzitat zu tun?
Das Beispielangebot ist nur ... ein Beispiel. Sie sind nicht verpflichtet, alle oben genannten Elemente in Ihren Angeboten zu erwähnen.
Andererseits enthält das Beispielangebot alle Elemente, die Vertrauen schaffen und Missverständnissen vorbeugen.
Beides ist wichtig für jede Geschäftsbeziehung, die auf Erfolg ausgerichtet ist.
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